浅谈我国会计电算化发展策略

[摘要]随着社会的发展和科技的进步，会计电算化成为现代企业发展的必然趋势。会计电算化改变了传统的会计信息处理模式，对会计核算方式、方法、程序、内容等产生了深远影响。为促进我国会计电算化的发展，应提高对会计电算化的认识，建立健全会计电算化管理制度，加强会计信息系统的安全性和保密性，做好会计电算化的归档工作。

[关键词] 会计电算化；必要性；环境约束；策略选择

[中图分类号]F231.4 [文献标识码] A

一、我国会计电算化发展的目标和必要性

（一）会计电算化的含义

会计电算化，是计算机技术和现代会计相结合的产物，是以计算机为主的当代电子技术和信息技术在会计中运用的一种简称，是用电子计算机来代替人工记账、算账、报账、代替人脑完成会计信息的分析、预测和决策的全过程。随着会计电算化的不断发展，其含义也得到了进一步延伸，它不仅涉及会计信息系统的理论和实务研究，而且还融进了相关所有工作，如会计电算化的组织与规划、实施与管理、会计电算化人员培训、会计电算化制度的建立、计算机审计等内容，也就是把以计算机网络为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和企业经济效益，进而实现会计工作的现代化。

（二） 我国会计电算化发展的目标

会计电算化工作的目标，是应用企业财务会计原理和成本与管理会计方法以及计算机技术对传统手工会计的处理方法、流程及对会计数据的搜集、存储、处理、传输和报告方式进行改造后而建立起会计电算化信息系统。在传统的会计中，会计人员将反映各种经济业务的原始凭证审核、确认，然后，编制记账凭证，工作量十分庞大，并且容易出错。而会计电算化的发展应用，减少了重复性、机械性的劳动，不仅可以使用互联网技术使企业与企业、企业与个人、企业与社会、企业内部之间的各种原始凭证能够从书面变成电子的，而且原始凭证的传递将从手工的或磁盘的方式变为网络的方式，财务信息系统也不再集中在财务部门搜集原始凭证，而完全可以分散在客户、供应商、政府部门、企业员工、企业内部其他部门、企业下属机构等，使原始数据能够快速和准确的搜集。实施会计电算化解决了手工会计计算中的记账不规范、不统一、易记错、记漏等问题，提高了核算质量，使得会计工作更规范。

（三） 我国会计电算化发展的必要性

开展会计电算化是时代发展的必然，是会计改革和发展的需要，实现现代化管理的需要。在现代化大生产中，企业的规模日益扩大，社会分工进一步发展，各企业内部和企业之间的联系越来越复杂，从而使沟通这些联系的信息量急剧增加。在市场经济的激烈竞争中，企业要在国内国际的竞争中获胜，就必须获得国内外人才信息、技术信息、金融信息、市场信息、商品信息和材料信息，并及时对这些信息进行加工处理。如果这些工作再由手工、半手工的方式来完成，已远不能满足需要。而需要用现代化的工具——电子计算机来处理。所以会计电算化在会计的改革与发展中充当着重要的角色，它的应用减轻了会计人员的工作负担，使会计数据处理更具准确性、及时性。宏观管理系统所需的大量信息不需手工输入，不仅不会造成人力、物力的浪费，还会大大提高数据管理系统的效率，从而实现企业的现代化管理。

二、我国会计电算化发展中存在的问题

（一）对会计电算化缺乏认识

我国会计实行电算化起步较晚，人们还未充分认识到电算化的意义及重要性。一是多数单位电算化应用于代替手工核算，仅仅是减轻会计人员负担，提高核算效率，并没有认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，在软件更新以及硬件投入等方面支持力度不够；二是许多企业领导对会计电算化存在片面认识，仅把会计电算化认为是企业现代管理的标志，当作树立企业形象的一种手段，把计算机作为主要因素，把财务人员作为次要因素，不重视会计人员的培训。使现有会计信息不能及时有效地为企业决策及管理服务。

（二）会计电算化管理制度不健全

会计电算化对会计核算、管理方法等产生了一系列的影响，必须建立健全会计电算化管理制度体系，以确保会计电算化的正常运作。但是，一方面许多相关人员对会计电算化的一些规章并不了解，所以在实际操作中就容易违规。另一方面，有些企业没有制定会计电算化操作人员的权限限制措施，如操作员密码公开或不设密码，为越权使用和数据篡改留下隐患；还因有些企业没有处理好实施会计电算化后人员职能的转换问题，也没有建立专门的会计电算化机房，没有制定相应的上机操作制度，导致会计电算化的管理混乱，会计人员岗位职责不明确。

（三） 会计信息系统安全性和保密性差

企业的财务数据属于商业机密信息，在很大程度上关系着企业的生存与发展。而在会计电算化系统环境下，电子符号代替了会计数据，磁性介质代替了纸介质，从而会计信息安全易受到威胁。目前，我国不少企业对会计电算化工作的安全性、保密性重视不够，在实际工作中存在许多安全隐患。如一些会计电算化的具体操作者未能按照一定程序操作或对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施预防病毒和黑客的入侵；在会计档案形成和保管过程中存在很大风险，容易导致会计资料的丢失或错误的出现，甚至导致会计信息泄密。

另外许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人员、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任。数据库也缺少必要的加密措施，还有一些商业软件为了占领市场，为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都影响了会计信息的真实可靠。

（四）会计电算化档案工作管理缺失

企业虽已实施会计电算化，但因为实施时间不长，财会人员和企业领导对于会计电算化档案的组成内容了解不够，缺乏管理会计档案的经验。很多企业只是将打印出的纸质档案存档，存储会计档案和会计资料的磁盘未能及时归档，导致不少的会计档案被人为破坏或自然损坏，从而影响会计档案的完整性，甚至造成企业财务信息泄密。

三、我国会计电算化发展策略选择

（一）提高对会计电算化的认识

提高企业领导认识是开展会计电算化工作的关键。企业领导应认识到实施会计电算化是提高企业管理水平、增强经济效益的重要手段。认识到会计电算化辅助企业高层的重要性和全面、及时、准确提供信息的优越性，以便更好地领导企业的会计电算化工作。另一方面必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术。从表面上看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算速度和精度，以计算机替代人工记账。而实际上，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而是改变了会计工作组织人员分工，促进会计人员素质和知识结构以及会计工作效率和质量的全面提高，节省会计人员的时间和精力，转变会计工作职能，推动会计理论和会计技术的进步，提高整个会计工作水平。

（二）建立健全会计电算化的管理制度

建立健全电算化管理制度是会计电算化工作有序进行的重要保障，为了电算化会计工作顺利进行，可以从以下几个方面建立与之相适应的管理制度：

1. 建立电算化岗位责任制

在会计电算化实际工作中，要明确制定各职能组及各成员的责任。可以根据内部牵制制度和本企业的实际情况，对会计岗位实行必要的调整和重新划分。电算化的工作岗位可以分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等岗位；电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

2.建立电算化操作管理制度

为了使电算化工作有效的实施，就必须明确规定上机操作人员的操作内容以及对密码的严格管理、按会计业务流程操作软件、按正确程序打开和关闭财务软件、填写上机操作记录、及时备份和查杀病毒。原始凭证经领导签字方可录入计算机，会计凭证必须连续编号，现金账和银行账必须日清月结，按有关规定装订凭证等。

3. 健全人员和数据管理制度

人员管理制度主要是对会计电算化信息系统人员的任职资格进行规划并划分职责。而数据管理制度主要包括数据输入输出的管理、备份数据的管理、存档数据的管理和保密规程。

（三）加强会计信息系统的安全性和保密性

为了加强会计信息系统的安全性和保密性，建立相关的制度和实施相关的措施是必不可少的，因为财务数据是绝对保密的，在很大程度上关系着企业的生存与发展，建议软件公司应研发数据安全性好、保密性能高的财务软件产品，以保证会计信息系统的安全性。

1.预防计算机犯罪

应对日益猖獗的计算机犯罪，国家应制定并实施计算机安全法，在全社会加强对计算机安全的宏观控制，政府主管部门还应进一步完善会计制度，对危害计算机安全的行为应依法定罪，为计算机系统提供一个良好的社会环境。

2. 增加电磁屏蔽

制定计算机机房管理制度，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策。

3.强化内部控制

在信息网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，有必要建立内部控制制度。

（1）实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任制度。（2）制定相关的制度和措施，加强对病毒、“黑客”的安全防范（3）从电算化网络软件的设计入手，增加软件本身的限制功能。（4）建立良好的会计信息资料的备份制度，对重要的会计资料要实行多级备份。（5）强化审计线索制。（6）建立进入网络环境的权限制。

4.办公数据的保密与保护

为了保护数据的安全性，在进入系统时可以加一些诸如用户口令、声音检测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以采取硬件加密或把系统作在芯片声加密等机器保密措施，并实施专机专用、专室专用等办法，来保护数据安全。

（四）做好会计电算化归档工作

会计电算化档案存储在磁性介质或光盘上，应采取“AB备份”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案时的时间和操作人员姓名，存放在两个不同的地点，以防地震或火灾等意外情况引起会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。会计档案备份应粘贴标签加以收存，并远离磁场，注意防火、防潮、保持室内的清洁等。对采取磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，从而造成无法挽救的损失。此外还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同的版本软件形成的会计档案其会计数据的结构有所不同，从而可能造成会计档案不能被调阅或产生其他的错误。

会计电算化的目的是通过建立电子计算机会计信息系统，实现会计工作的现代化。实现会计电算化对企业效益的提高和改善公司的管理发挥着极其重要的作用。而电子商务的迅速兴起，一些先进的、现代化的事物不断出现，对会计电算化提出了更高的要求，使建立符合现代化企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。

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[5] 王景新.会计电算化教程[M].清华大学出版社，2005.

[6] 孙莲香.用友财务软件[M].首都师范大学出版社，2005.

作者简介：赵红梅（1976-）女，山东菏泽人，菏泽市会计中心会计师。研究方向：财务管理。

（责任编辑：梁宏伟）

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