档案规范化背景下高校行政档案管理工作创新的意义

摘要：随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用，以及我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理工作发生了巨大变化。为适应新形势，更好地发挥档案的作用，跟上时代发展的步伐，高校档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度，提高信息化管理水平和提高人员素质等方面狠下功夫。

关键词：档案管理；创新；以人为本

行政档案管理包括档案的收集、整理、保管、价值鉴定、统计和提供利用的活动。行政人事档案的重要性随着信息时代的到来，以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。针对高校行政档案管理工作遇到的各种挑战，本文从档案工作创新，要解决好四个关系问题行政人事档案的重要性、行政档案服务手段创新、行政档案拓展服务领域、高校行政档案管理工作的创新途径、等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。

一、行政档案服务手段创新

（一）建立行政档案馆（室）网页，开展网上利用服务

随着行政档案馆（室）内部局域网的建立，行政档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使行政档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现行政档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”

行政档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在学校档案馆（室），是学校信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

（三）电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为行政档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质行政档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，行政档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在行政档案馆（室）的服务器上归档。

（四）开展在线服

传统的行政档案利用方式，如到行政档案部门利用行政档案、参加行政档案展览、阅读行政档案复制件或公布件，特别是到行政档案部门利用行政档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的行政档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的行政档案服务方式所代替。

二、高校行政档案管理工作的创新途径

（一）完善各项规章制度

充分认识行政档案管理的重要性，健全行政档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关行政档案管理规定，结合实际，从行政档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的行政档案管理制度。二是引进先进的行政档案管理软件，制定电子行政档案的管理、分类标准。逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，同时借助先进的行政档案管理技术，逐步建立和完善行政档案管理机制，促进档案事业的发展。

（二）提高信息化管理水平

以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，高校行政档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了行政档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。高校行政档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及行政档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对行政档案管理工作提出了新的要求。实现行政档案管理工作信息化可以将行政档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使他们有更多时间和精力去研究行政档案的各种规律，不断改善行政档案的管理水平，有助于学校管理水平的整体提升。

（三）提高管理人员素质

新时期的高校行政档案管理人员不但要具备较全面的行政档案业务知识和实际能力，还需要树立行政档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立一支高素质的专业人才队伍，组织行政档案管理人员系统地学习行政档案管理的基本知识，要求其熟练掌握计算机操作技术，灵活运用行政档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。鼓励大家树立终身学习的意识，逐步提高对行政档案管理工作重要性的认识，使行政档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则。

另外，做好档案工作，还需处理好四个关系，即创新与基础的关系、创新与现实的关系、创新与学习、借鉴的关系、创新与实践的关系

总之，加强高校行政档案的管理，要从完善各项规章制度，提高信息化管理水平，提高管理人员素质等方面着手。行政档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，行政档案管理工作才能跟上时代发展的步伐。只有不断地创新，行政档案工作才能有高度、有特色，档案事业才能真正实现可持续发展。我们要努力做到人无我有，人有我优，人优我新，使档案工作常常变，时时新，这样才能使我校行政档案工作立于不衰之地。

【参考文献】

[1]王英玮主编.专门档案管理[M].北京：中国人民大学出版社，2004.

[2]冯宝华.新时期加快档案工作现代化建设的思考.石晓英，浅谈高校档案管理应加强的几项工作.

推荐访问:档案 规范化 管理工作 意义 高校