办公室精细化管理细则9篇办公室精细化管理细则 综合办公室的精细化管理细则 临潼区村镇建设管理站 2 目 录1、文件管理制度………&hell下面是小编为大家整理的办公室精细化管理细则9篇,供大家参考。
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目
录 1、 文件管理制度………………………………………3 2、 文书管理制度………………………………………5 3、 档案管理制度………………………………………6 4、 办公用品管理制度…………………………………8 5、 会议管理制度 ……………………………………10 6、 日 常事务管理制度 ………………………………11 7、 用章管理制度 ……………………………………13 8、 车辆管理制度 ……………………………………15 9、 附则 ………………………………………………18
3 文 件 管 理 制 度
第一条 管理要点 1、 文件管理的范围包括：
上级下发文件、 单位各类制度文件、 外部传真文件、 政策指导类文件、 各类合同文件等。
2、 制度类文件按照单位文档统一格式进行编写， 统一页眉、 页脚， 写明全称及文件性质； 正文部分写明题目 、 时间、 发文部门、 内容等信息； 措辞规范， 表达无歧义。
3、 根据文件属性、 类别， 对所有文件进行编号， 根据编号定期归档， 做好相应的文字记录， 以备查阅。
第二条 制度规范 1、 文件的起草、 收发、 打印、 归档整理、 借阅销毁等由办公室人员 负责执行。
2、 单位收到各类文件、 传真等， 由办公室签收并做好相应记录。
3、 办公室人员 对一般性文件进行分类管理， 定期整理并制作相关报表予以存档。
4、 其他各部门因工作需要可借阅一般性文件， 需严格履行借阅手续， 办公室管理人员 对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
5、 办公室各类收文应按时间、 内容、 部门、 名 称等进行整理， 附件、 批件、 定稿等资料收集完全， 存档备案。
半年一小清， 年终一大清。
4 第三条 文件管理流程 1、 内部文件管理流程：
起草文件→ 审查编号→ 审批、签发→报局办公室→打印→文件存档 2、
外部文件管理流程：
外部收文→文件批阅→文件整理→文件存档 3、
借阅流程：
提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档
5 文 书 管 理 制 度
第一条 管理要点 1、 为确保文书制发、 处理、 管理工作顺利进行， 保证单位内部资料的安全性、 完整性， 促进与提高组织管理工作的效率， 充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括：
一般性文书（ 通知、 公告、 申请、 会议纪要、 总结汇编）
、 发文文书（ 学习资料、 各类简报）
、 宣传资料、 各类应存档的图表、 其他有关单位的重大事项文书资料。
3、 根据文书性质进行编号整理， 定期对文书进行归档整理， 保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条 制度规范 1、 根据单位实际需要及上级安排， 起草编写内部公开文书， 张贴公示学习。
2、 按时间、 内容等合理排列， 整理归档， 坚持平时归档与年终归档相结合， 对照编号列出整理清单。
3、 根据文书的时效性和保存的价值性， 对文书进行整理； 如有需销毁的， 须上级审批同意， 方可销毁。
第三条 文书管理流程 起草文书 → 存档→ 更新目 录(纸质档与 电子档) → 借阅→清退
6 档 案 管 理 制 度
第一条 管理要点 1、 为了 维护档案的真实性和可查阅性， 使档案管理更科学、 更专业； 及时分类、 整理、 编辑、 传递文书资料， 提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围：
单位各类证照及各类文件、 文书资料、 其他应存档的信息资料。
3、 根据各类资料性质、 用途等进行相应的归档、 整理、备注， 并存入专门的档案文件柜保管。
第二条 制度规范 1、 应归档的文件、 材料由办公室人员 负 责收集， 份数齐全， 包括附件等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理， 根据时间先后顺序再按同一项目 文书材料集中整理， 并贴上标签。
3、 坚持平时归档与 年终归档、 定期归档与 不定期归档结合， 对照编目 ， 列出清单。
4、 档案管理人员 必须遵守保密规定， 履行保密手续，特别是单位职工个人信息、 单位图片等主要资料的保管， 确保档案安全与完整。
5、 档案接收、 移交， 必须根据档案管理制度严格做好记录。
7 6、 如各部门或职工个人需借阅相关档案资料， 办公室人员 应及时做好相应的记录。
第三条 流程设计 根据文件、 文书目 录整理→排序→编制编目 →存档。
8 办 公 用 品 管 理 制 度
第一条 管理要点 1、 为了 加强办公用 品管理， 规范办公用品管理各项程序， 节约办公经费， 提高利用效率。
2、 办公用 品管理人员 负 责办公用 品的管理工作， 权责一致严格要求， 无私自 挪用现象。
3、 办公用 品保管实行“日 清月 结， 出 入库等量、 年终查存统计” 原则。
4、 办公用 品的采购， 应进行多方比较， 保证性价比和质量， 择优选用， 合理开支。
第二条 制度规范 1、 单位办公用 品的采购、 保管、 发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。
2、 办公用品购置应遵循以下程序：
每月 27 号之前各部门将所需办公用品报至办公室， 办公室根据各部门的需求计划和月 末办公用品清算单中的物品实际库存和用量， 做出采购计划， 经单位主管批准， 财务部签字后方可采购。
对急用品的采购， 可根据具体实际进行灵活处理， 但必须经部门主管批准。
3、 办公室应对办公用 品进行及时出 入库登记， 注明名称、 数量、 规格、 出入库时间等， 做到账物相符。
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4、 各部门申领的办公用 品需及时发放， 并做好填表记录； 因特殊情况急需领用未填表登记， 事后须及时补填。
5、 任何人不得私自 挪用办公用品。
6、 办公用品管理人员 负责办公用品的发放和登记。
8、 管理员 定期对办公用 品进行盘查， 核实库存， 保证出入库等量。
第三条 管理流程设计 填写《办公用品申购单》 →审批→采购→入库登记→发放。
10 会 议 管 理 制 度
第一条 管理要点 1、 为了 提高会议质量， 促进有效沟通， 提高行动能力，进而规范会议管理。
2、 根据单位实际及具体的情况， 确定会议召 开的必要性。
3、 清楚会议召 开目 的， 合理安排时间， 做到少而精、精而细， 讲究高效原则。
4、 按照制度规定， 严格会议管理， 参会人员 准时参加会议， 并遵守会议纪律。
第二条 制度规范 1、
收集会议议题， 根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、 地点等做好会议通知工作。
2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员 负责做好相应的会议记录。
4、 按照时间排列， 将所有会议记录文字资料整理并归档。
5、
会议记录为单位的机要档案， 保管人员 不得擅自 外泄； 如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条 会议管理流程 准备所需资料→ 通知参加人做好会议记录会后→ 会议记录归档整理。
11 日 常 事 务 管 理 制 度
1、 接待管理 第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分， 为使接待工作规范有序， 维护单位的良好形象， 对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、 热情、 礼貌为原则 ， 接待人员 应落落大方， 以礼相待。
按照接待要求， 严格自 己要求， 做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员 问清来者意图， 引 领其见所需见的人员 ， 并奉上茶水， 做好一系列的后续工作。
第四条 接待流程：
接待来访人员 → 询问来意， 需要找的人→ 通知被访者→ 引 领会见→ 奉上茶水→ 送客→ 整理客人走后清洁。
2、 报刊收发整理 第一条 办公室管理人员 按照单位实际需要， 订阅报刊，做出计划预算， 负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管 理人员 负 责每日 收取报纸并整理报纸， 内部刊物可随意阅览。
第三条 任何人不得随意将单位内部刊物挪为他用。
第四条 报纸每月 处理一次。
3、 后勤管理 第一条 为了 认真贯彻单位的各种制度， 充分发挥和调
12 动职工的积极性和主动性， 根据实际严格制度。
第二条 后勤管理主要为考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员 每周 对考勤表收集一次， 并打印最新考勤登记表， 月 末根据签到情况进行总的考勤汇总。
第四条 合理安排周末、 节假日 值班工作。
第五条 考勤流程：
打印签到登记表→ 如实审核→ 汇总登记→报表。
4、 文化宣传管理 第一条 负 责单位内部文化活动的宣传和落实工作， 同时负责单位外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要， 及时收集信息、 加工信息， 做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规， 及时记录政策动向， 制作简报以供学习。
第四条 收集与 工作有关的学习 资料， 丰富大家的知识面， 附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计：
获取信息来源→ 编辑整理→ 张贴→学习→存档。
5、 其他事务 第一条 各类标语、 宣传制作、 收发传真等其他事务。
第二条 负责单位文书的打印复印工作。
第三条 协助其他部门工作， 完成上级交代的其他任务。
第四条 领导交办的其他临时性工作。
13 用 章 管 理 制 度
第一条 管理要点 1、 单位公章、 合同章等印章：
由办公室指派专人负 责管理。
2、 单位财务专用章、 法人代表名 章：
由专人负责管理。
第二条 印章使用范围 1、 单位各类合同。
2、 单位各类报表。
3、 文件材料。
4、 证明材料。
5、 其它需要使用印章的文书。
第三条 制度规范 1、 公章、 合同章使用 ：
用 章申请人应详细填写《印章使用记录表》 注明使用时间、 使用人、 具体内容、 批准人等。
2、 合同、 协议：
合同、 协议等经会签后， 由有相应负责人的签字， 经由法人审批后可以使用印章。
3、 报表：
包括财务报表、 社保报表等向相应上级或政府机构上报的报表。
需经相应部门负责人审核批准后可以使用印章。
4、 文件材料、 证明材料及其它文书：
经相关负 责领导审批后方可使用印章。
5、 一般文书：
如本单位人员 外出 联系 业务的介绍性文
14 件、 证明信、 职工收入证明等， 经相关领导负责人同意后，可以使用公章。
6、 其它：
上述内容未涉及到的文件， 需要用 章时应视具体情况， 请示相关领导后方可使用印章。
第四条 特殊情况处理 如工作紧急， 审批人又不在单位， 印章管理人员 需通过电话等方式亲自 与审批人联系， 得到批准后， 可以使用印章，并及时登记用章管理。
第五条 印章借出 1、
原则上单位各类印章不得带出使用。
2、 由于业务需要， 为了 提高工作效率， 以下事由可以将印章借出：
银行所需印鉴时； 其它必须带印章的工作。
3、 印章借出规定：
因工作需要携带公章外出时， 必须有两人同行， 并同时办理印章借用手续。
印章借出时间不得超过 8 小时， 返回后， 应及时归还印章。
15 车 辆 管 理 制 度
第一条 管理要点 1、 单位公务车的证照及稽核等事务统由办公室负 责管理， 并定期指派专人负责维修、 检验、 清洁等。
2、 用 车须于事前向办公室申 请调派， 车辆派出 要遵循对于同一方向、 同一时间段的派车尽量合用、 减少派车次数和车辆使用成本的原则。
3、 对于不按规定办理申请的， 不得派车。
第二条 制度规范 1、 使用人必须具有驾照。
2、 公务车不得借予非本单位人员 使用。
3、 所有公务车辆一律不得私用。
4、 驾驶人须严守交通规则。
5、 使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（ 如水箱、油量、 机油、 煞车油、 电瓶液、 轮胎、 外观等）
。
如发现故障、 配件失窃或损坏等现象， 应立即报告， 否则最后使用人要对由此引 发的后果负责。
6、 使用 者应将车辆停放于指定位置、 停车场或适当 、合法位置。
任意放置车辆导致违犯交规、 损毁、 失窃， 由使用者赔偿损失。
第三条 车辆保养管理
16 1、 驾驶人员 要爱护车辆， 精心保养， 使车辆保持良好状况。
如需维修， 由驾驶人员 提出维修申请， 要货比三家，选择质量好价格低的汽修厂进行修理或在指定的维修点更换汽车零配件， 并做到提前电话汇报， 且将换下的废弃零配件保存， 由单位统一回收， 统一处理。
在支付维修费用的同时， 应要求维修点必须开具增值税发票， 并提供相对应的零配件明细单。
特殊原因也必须事后补报， 以备单位备案核查。
2、 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时， 可视实际情况需要进行修理。
第四条 违规与事故处理 1. 在下列情形之一的情况下， 违反交通规则或发生事故， 由驾驶人负担。
(1) 无照驾驶。
(2) 未经许可将车借予他人使用。
2. 违反交通规则， 其罚款由驾驶人负担。
3. 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生， 应先急救伤患人员 ， 向附近警察机关报案， 并即与办公室联络协助处理。
如属小事故， 可自 行处理后再向办公室报告。
第五条 车辆用油管理 办公室建立车辆的用 油台账， 不定期核算， 抽查， 严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料， 办公室人员 做好油卡记录， 油卡由办公室管理登记。
单位车辆一律凭卡指定加
17 油站加油。
1、 所有车辆加油前需仔细填写《车辆加油登记表》 ，并由相关领导签字确认。
2、 办公室负 责对单位车辆的用 油进行监督， 控制， 财务部辅助配合监控管理。
3、 车辆使用者应加强车辆用 油管理， 节约用 油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效地运营。
4、 单位所有车辆统一油卡加油， 如油卡损坏， 不能正常加油时， 办公室人员 应及时处理。
5、 驾驶员 在使用 油卡加油时， 应保留好每次加油的小票， 及时交予财务部门统一管理。
18 附 则
第一条 本制度由行政办公室制定， 解释权归办公室。
第二条 本办法由单位法人核准后实施， 修改时亦同。
【关键词】企业办公室；行政管理；精细化；思路；措施 企业的日常经营和管理工作复杂多样，其中办公室行政管理工作是较为重要、基础的企业行政工作，企业要重视对办公室行政管理工作的改革和创新。为了提高企业行政工作的管理效率，要结合企业的实际经营情况，通过精细化手段管理企业的行政工作，同时制定科学、合理的措施来提高精细化管理工作的质量。企业的办公行政精细化管理工作既提高了员工的工作质量和工作效率，也符合了行政工作的发展潮流，在节约人力、物力的同时，降低了企业行政管理成本，提高了企业的行政管理水平，从而进一步促进企业的可持续发展。以下主要围绕当前公司行政管理精细化中存在的问题展开简单的分析与探讨：
一、公司行政管理精细化工作中存在的问题 （一）行政管理精细化工作比较混乱。随着社会的进步与发展，对于企业的行政管理提出更高的要求，而企业传统的行政管理方法无法满足新形势的需求，落后的管理手段阻碍了企业行政工作的顺利进行，传统的行政管理方法中存在着许多管理盲区，降低了行政管理工作的效率和质量，无法促进企业的快速发展。因此，新时期，通过开展精细化的管理工作，可以大幅度提高量化管理的效率。除此之外，创新的行政管理方法还可以节约管理成本，有效促进企业经济收益的提升。同时，办公室行政精细化管理工作无法全方位、多层次地将每一个因素都考虑到，所以应当融合行政与业务管理工作，完善行政办公管理的工作流程，优化行政管理资源，将作风、考勤、监督等主要内容分离开，分门别类管理行政工作，从而为企业行政管理工作的质量与效果提供重要保障。
（二）缺乏先进的行政管理意识。不同于传统的行政管理工作模式，精细化行政管理工作要求管理者具有先进的管理意识，能够制定科学、合理、完善的行政管理规章制度，最大限度保证公平和公正，同时，管理者还需要及时发现行政管理工作中存在的问题，组织会议讨论解决相关问题和挑战。但是，目前大部分办公室行政管理人员的精细化意识淡薄，精细化管理工作没有受到重视，精细化管理工作无法顺利进行，办公室行政管理工作涌现出了许多问题，企业的发展停滞不前。
二、办公室行政精细化管理工作的主要思路 （一）强化企业内部宣传，促进行政精细化管理工作的顺利进行。企业内部各部门都促进了企业的发展和进步，为了提高企业发展的速率，应当加强各部门之间的沟通和协作，将各部门紧密联系起来，在发现问题之后，各部门要团结一心共同解决问题。办公室行政管理部门的精细化管理工作既要依靠行政部门，也要依靠其他部门的努力和帮助。企业各部门应当完成好自己的任务，确保每一环节的顺利进行，提高工作的效率和质量。比如，在处理一些文件资料时，派发文件、整理文件、保存文件、办理相关手续等许多环节都要依赖各个部门的合作和沟通，只有团结一心，才可以促进精细化管理工作的开展。办公行政管理部门需要不断调整工作流程，完善工作内容，优化资源配置，在控制行政管理成本的基础上，提高行政管理工作的经济收益，加快行政管理工作的效率，促进企业的发展。
（二）健全办公室行政精细化管理工作的规章制度。推进办公室行政精细化管理工作需要不断健全相关规章制度，结合企业的实际经营管理情况，了解员工的工作能力和性格特点，有针对性地制定行政管理制度，提高办公室行政精细化管理的工作效率和工作质量。同时，员工要严格按照相关规章制度进行工作，规范自己的言行举止，企业要大力监督办公人员的工作方法和工作内容，定期考察员工的专业知识。员工在开展流程化管理工作时，要熟练掌握工作内容和要求，认真、负责地完成工作任务，贯彻落实责任制管理制度，同时有关人员要制定行政精细化管理工作标准和规则，将工作时间、工作质量和工作流程规范化，优化行政管理工作。此外，还应该定期检查行政管理人员的工作结果、工作质量，通过奖惩制度激发员工的工作积极性，培养员工的责任心和进取心，让员工最大限度发挥自身价值。
三、提高办公室行政管理精细化工作的措施 （一）优化办公室行政精细化管理模式。办公室行政精细化管理工作可以提高企业的管理效率，企业要按照实际经营情况完善行政精细化管理制度和模式，促进行政工作顺利进行。传统的办公室行政管理制度比较散乱、复杂，领导拥有直接决定事情结果的权利，员工无法参与到行政管理工作中，集权式的行政管理工作降低了员工的工作积极性，不利于企业的快速发展和进步。现代的办公室行政精细化管理工作需要不断健全管理制度，优化工作流程和环节，在确保行政管理工作质量的基础上，监督工作的进展和结果，规范员工的工作行为。此外，通过完善的奖惩制度，给予努力工作的员工一定物质和精神奖励，对工作不认真的员工进行惩罚，切实提高员工的工作责任心。企业行政管理部门要按照精细化管理流程进行工作，促进公司的经营管理工作。
（二）规范员工的思想和行为，强化工作执行力。办公室行政精细化管理工作需要每个员工一起努力，员工需要为建设企业的美好未来一起奋斗。目前，一部分员工工作积极性不
高，偷懒、开小差现象时有发生，企业应该举办讲座、培训等，提高员工的责任心和进取心，帮助员工转变思维模式，锻炼员工的逻辑思维能力，提升员工的综合工作能力，促进精细化管理工作顺利进行。同时，企业还需要定期查看员工的心理情况，帮助员工解决生活和工作中面临的问题和困难，员工会更加信赖企业。此外，企业可以建立考核制度，定期考察员工的工作能力，对于工作能力较差的员工，应当及时提供培训和帮助，提高员工的专业知识水平，丰富员工的工作技能和工作方法，让员工的综合能力符合企业行政管理工作的要求，全方位提高企业的行政管理能力，促进企业的可持续发展，营造一个良好的行政管理环境。
四、结语 综上所述，在知识经济时代，企业既面临着发展机遇，也面临着较大的压力和挑战。为了促进企业的发展和进步，需要重视办公室行政管理工作，通过精细化管理手段，促进企业行政管理工作的高效开展，提高企业的经济收益和社会收益。企业的员工要不断学习新知识，转变思维方式，提高自身工作能力和职业素养，增强责任心和进取心，严格按照公司规章制度进行行政管理工作，最大限度发挥自身价值，为企业的发展贡献自己的力量。
【参考文献】
[1]张晶.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理,2017(8):12. [2]胡臻.电力施工企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].低碳世界,2017(12):95-96. [3]郭洪斌.实现企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].化工管理,2018(36):7-8. [4]颜霞.探讨工程企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].建材与装饰,2019(10):172-173. [5]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察,2017(32):77-78.
理论研究
总第240期
加强办公室精细化管理 提高工作效率文/中国兵器工业导航与控制技术研究所
胡国金
蔡红英【摘要】随着社会的进步和企业的发展，对于企业文化的培养逐渐吸引了管理者的目光，而提升企业文化的前提就是提升整体员工的效率和素质。本文对于办公室精细化管理的内涵进行了简要的剖析，集中的阐释了在办公室中运用精细化管理办法以提升整体效率的策略，旨在辅助企业管理者进行优质高效的办公室管理。【关键词】办公室；精细化管理；提高；效率社会细致分工和职业化的新型理念在不断影响着我国企业的发展，在新形势的推动下，企业的管理者只有提升自身的管理素养才能更好地运营企业。推行办公室精细化管理，不仅能助力工作人员工作态度的转变，也能进一步提升整体工作的效率。要想保证工作人员更好地完成工作，企业的管理人员要在实践中认真思考并积极地推进办公室精细化管理。一、办公室精细化管理的实质我国传统文化中，对于精工的见识就很广泛，“ 不积跬步无以至千里” “ 天下大事，必作于细” 等等，都渗透着同一个理念，那就是事情的成功需要逐渐的细致积累，精细化的量变才能形成良性的质变。发达国家首先将精细化的理念融入管理方法中，讲究只有细致化的服务质量才能形成良好地管理氛围，要保证常规管理正常运行的同时，深入精细化的管理措施，减少管理资源的浪费和管理成本的过度损耗。在实际的管理过程中，要对具体的管理办法进行系统化和科学化的整合，保证管理项目的高质高效，使企业内的各个子项目都能有机地协调运行。精细化管理最重要的特质就是，在管理中保证管理细节的审核、管理过程的流畅、管理项目的细化、管理结果的实效以及管理质量的优化，管理人员要保证完善管理的每一个细节都，专注于具体项目的精益求精。精细化管理是对传统粗放型管理的升华，也是新时代背景下提升整体工作效能的有力保证。二、利用办公室精细化管理提升工作效率的策略分析办公室的工作就是一个十分冗杂的综合系统，对于办公室的管理，需要管理人员对细节进行科学化的整合。管理人员只有充分挖掘办公室管理的职能特性，才能有效提升工作人员的工作效率，保质保量地完成相应的办公室工作，促进整体办公室的和谐发展。（一）以意识提升促效率提升。在心理学中，是这样分析人类行为的：思维意识决定人的具体行为模式。管理者要想应用精细化管理办法提升工作人员的工作效率，提升其思维理念最为重要。只有工作人员的意识提升了，工作人员才能以更加精细化的谨慎态度对待工作，保证工作的优质完成，降低出错的频率，也就提升了工作的实效性。在精细化管理模式的推动下，能保证办公室的相应工作人员形成严谨的工作作风和工作态度。全员素质和理念提升，才能保证工作中的细节得到优化。管理者要从日常的管理细节处出发，制定的精细化管理方案也要保证工作员整体素质和效率的逐级优化。对于精细化管理的意识提升来说，关键点在于培养办公室人员对专业知识的时代性转变，提升细致严谨的专业态度，以良好的思想理念促进工作的高效完成，既要理念优化，又要行为助力，这样才能形成优质的办公室精细化管理模式。（二）以制度优化促效率提升。对于实际的办公室管理工作来说，只有保证基本工作流程的标准化和专业化，才能形成良好的工作模式和氛围。办公室工作人员要按照岗位职责的具体要求，明确职责内的工作，并对工作进行优化完成，提升个人的工作效率；只有健全岗位的基本体系，才能助推整体工作的效能提升。管理者在精细化管理过程中要进一步完善基础办公室制度的建立，减少工作安排的随意性，健全职责意识和监管力度，坚持按章办事，才能有效提升工作人员对于本岗位工作的认识度，才能更好更快地完成工作。（三）以文化升级促效率提升。办公室精细化管理的宗旨就在于提升整体的办公室文化的同时，提升工作人员行为管理的科学性。对于管理办法的推进，需要管理人员从人文高度进行文化的渗透，提升整体工作人员对于办公室文化的认知，形成自觉的优化提升意识促进工作人员更好地完成本职工作。管理人员要将精细化管理的要求形成理念和意识传达给相关的工作人员，形成办公室内严谨细致、服务大局的整体工作氛围，带动全体工作人员提升自己的岗位技能，在实践中提升自己和办公室文化的融合度，更加高效地完成领导下派的任务。三、结束语总而言之，办公室精细化管理是对工作预期的精密要求，对工作过程的细致监督，对工作成果的优化生成。在提升整体工作人员的意识和态度的基础上，将精细化理念渗透到日常的工作中，结合整体的办公室发展目标，从根本上提升办公室的整体工作效率。【参考文献】[1]青玮.高职教育内涵建设背景下的办公室精细化管理探究[J].北京劳动保障职业学院学报,2013,07(01):34- 37. [2]刘光林.关于高校党政办公室精细化管理的思考与建议[J].吉林广播电视大学学报,2013(07):76- 77.[3]李世俊.浅议企业办公室精细化管理[J ].东方企业文化,2015(18):47- 48.
办公室事务虽繁琐复杂， 但扮演着重要的角色。企事业单位的现代化管理都讲究高效率， 因此，推进办公室工作中的精细化管理对提高企事业工作效率有着至关重要的意义。【关键词】办公室工作精细化管理必要性方法；精细化管理；必要性；方法要】办公室是企事业单位的中枢机构，办公室工作效率的高低直接关系到企事业单位工作的进度问题，影响着企事业单位质。在制度方面来说，要制定相关的制度，明细要清楚全面，防止浑水摸鱼，同时要完善奖惩考核，对懈怠不负责任者要给予惩罚，对工作积极认真负责者要给予精神和物质奖励，全方位的调动员工的积极性，制约和束缚员工消极怠工的坏习惯。（一）增强责任意识，提高整体素质。责任意识是一个人对待工作认真态度的灵魂。树立责任意识和正确的服务观念，有助于员工在工作中坚守岗位，不玩忽职守。提高办公室工作的整体水平，必须要加强办公室管理人员的作风建设和素质培养。要提高办公室人员掌握和运用科学技术的水平，有利于精确处理大量复杂的信息和数据，提高办公室的科学化。办公室的工作繁杂，综合性强，必须要求工作人员有全面系统的理论知识，还要有果断的执行力和实施水平。因此，企事业单位应该加强员工的理论和操作方面的培养，个人也应该在日常生活中加强对相关工作的了解，不断完善自 己 。（二）制定严格的制度。办公室工作虽然有时候看上去不太重要，但是它的作用是在长时间的渗透中慢慢发现的。有些日常小事很容易引发员工的懒惰和疏忽，因此企事业单位应该明细各项条款，来约束员工的行为，保证他们在工作中的高质高量。同时要设置工作流程，明确自己的职责，做到各岗位能相互配合，不越权，照章办事，保证工作的顺利完成。此外，监督管理工作是保证工作顺利完成的重要手段，办公室这种没有挑战性和刺激性的工作需要有人来监督和督促来激发员工工作的积极性。（三）完善奖惩考核评估。精细化管理要求每一位职工的工作都要精细化、规范化、标准化。
自古“ 无威不足以立规， 不惩无人守规”，我们只是将制定的制度粘贴在看得见的场合，却并没有真正的实施到工作中去。在日常工作中，我们只是要求努力完成任务，不犯错，却没有量化的标准来衡量完成的怎么样，我们应该针对工作的性质，将业绩与工资和福利挂钩，利益向来具有诱惑的功能，只要把握好这个度，能很大程度上鼓励员工发挥自己的最大才能。（四）引进和学习先进的精细化管理方法。精细化的办公室管理方法源自于西方， 西方企业广泛的采用了精细化的办公室管理办法， 我们应该谦虚学习，引进先进的管理方法，提高办公室的工作质量。三、结束语办公室精细化管理是一种科学的管理理念和管理方法，它强调了了办公室工作中的细致和精确。
我们应该遵循办公室工作中的规律，采用科学严谨的管理方法，与企业的管理制度相配合，用精益求精的工作态度引领办公室各项工作，这样才能保证整体工作的正常、顺利的进 行 。【参 考文 献】[1]王自军、孔冰《用活“ 问题管理法” ——“ 问题管理法” 在办公室工作中的应用》 —— 《中国电力企业管理》2009 年25 期，第75- 76 页。[2]李灵铃《高校办公室管理之我见》——《现代教育科学》 ，2008 年S1期：第58 —59 页。[3]王强《高校校长办公室工作的质量和效率》——《南京林业大学学报》 (人文社会科学版)2006 年01期，第85-87 页。
办公室人员 不仅要提升自身的业务水平和思想认识， 也承担着从自 身的角度， 协助领导拓宽思维空间的重任。
如何优化办公环节， 提高会务水平，提高整体服务能力， 推动精细化管理， 是今后工作重点和努力方向。
一、 运用精细化管理推进办公室工作水平的总体思路
（ 一）
强化精细管理意识， 提升专业队伍素质。
思想是行动的先导。
培养精细化管理意识， 是精细化管理中不可缺少的一部分， 能促使工作人员 在工作中采用缜密思维， 提高工作效率， 确保工作成效。
精细化管理是一项关系到办公室目 标任务能否快捷、 高效完成的大事， 每位办公室成员 都要形成精细做事、 精细管理的意识和严谨细致的工作作风， 把重视细节作为一种素质、 一种修养、 一种工作态度， 从小事做起， 把小事做好， 从细微之处见精神、 见水平。在办公室工作中， 要善于发现细节， 把注意力集中到关键点、衔接点、 隐藏点和创新点上。
要坚持从基础抓起， 从“细”上着眼， 在“精” 上下功夫， 在“实” 上做文章， 真正使每位员 工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果， 确确实实树立起精益求精、 严密细致的工作态度， 将精细化管理的理念积极融入到各自 的日 常管理、 工作、 学习之中。
精细化管理最终的解决方案只 能通过组织成员 的整体素质提升的方式实现， 提升办公室专业队伍综合素质是精细化管理得到顺
利实施的基础和保障。
高素质、 高效率的办公室人员 要求必须具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、 政治素质过硬、 责任感强、 办事效率高， 同时还必须具有任劳任怨、 吃苦耐劳、 无私奉献的精神。
（ 二）
培育精细管理文化， 不断提升办公室软实力。
推行办公室精细化管理， 必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。
通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上的文化氛围， 形成每个办公室成员 都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。
办公室人员 要自 觉实践勤于服务、 乐于奉献的核心价值观， 努力做到围绕中心、服务大局、 爱岗敬业、 甘于奉献、 雷厉风行、 严谨细致。
要把精细化管理当 作一种工作要求一种精神境界和一种文化素养， 真正融人工作、 生活当中， 陶冶情操， 提高能力， 投身办公室工作实践， 创造一流工作业绩。
二、 运用精细化管理推进办公室工作水平的实施路径 （ 一）
以学习教育为先导， 提高队伍整体素质 办公室工作的开展需要一流的工作队伍， 而打造一支优秀的团队离不开学习。
一是加强政治理论学习。
紧密联系办公室工作实际， 合理安排政治理论学习内容， 多学习一些时效性较强的政策法规和理论文章， 努力提高办公室工作人员 把握政策的能力， 更好地发挥参谋辅政作用。
二是加强业务学习培训。
新形势的发展， 对办公室工作人员 的能力要求越来越高， 因此， 必须加大对办公室人员 的业务学习和培训力度， 采取举办公文知识、 计算机操作技能培训等多种形式，
达到“四会”（ 会网络、 会公文、 会表达、 会协调）， 使办公室人员 成为情通业务的“专才”， 能写、 能说、 能协调的“通才”， 以最短的时间、 最小的成本高质量地完成各项工作，获得最大的成效。
（ 二）
以制度建设为基础， 提高事务管理水平 实践证明， 职责不明确， 制度不健全， 往往是造成工作效能低下的症结所在。
实施精细化管理， 必须要有制度作为坚实保障。
一是健全完善制度。
结合新的工作形势， 立足当前， 着眼长远， 注重操作性、 实用性和长效性， 对符合当前工作形势发展的规章制度给予保留， 反之进行修改、 细化和完善， 使规章制度成为规范职工工作行为的有效手段和提高办公室服务效能的坚实保障。
二是规范工作程序。
规范和细化办公室工作流程， 严密各种手续， 有效地推进政务和事务工作的规范化、 标准化建设， 每一项工作都在规范的工作程序下操作， 从而保证办公室工作各个环节运转高效顺畅。
三是强化责任落实。
按照定岗、 定职、 定责的要求， 明确细化工作职责。
对照制度和职责， 强化责任落实。
用制度加强内部管理， 用职责约束职工行为， 形成完整的责任链条， 把精细化管理落实到政务和事务工作运转的全过程， 确保办公室各项工作高效有序运转。
四是狠抓制度执行。
制度制定得再好， 不去严格执行， 就如同虚设。
通过组织开展联合检查，抽调有关人员 ， 每月 定期对办公室各部门制度执行、 工作推进等情况进行督促检查， 确保每一项制度都能落到实处、 每一项工作都能按照既定目 标推进。
（ 三）
以降耗节支为举措， 降低办公运行成本 降耗节支是实践科学发展观的重要举措， 降低办公运行成本是构建和谐发展型办公室的必然要求。
一是倡导节约意识。
提倡和引 导办公室工作人员 从实践科学发展观的高度， 充分认识节约资源对经济和社会发展的重大意义， 从自身做起， 从身边的点滴事情做起， 养成节约一张纸、 一滴水、一度电、 一分钱的良好习惯， 把节约变成自 觉行动， 形成崇尚节俭的工作作风和浓厚的氛围。
二是提高工作效率。
做到工作求质量， 办事求效率， 力求以尽可能小的资源消耗和办公成本， 获得最高的工作绩效。
充分利用现代化办公设备和条件， 降低人力资源消耗， 减少加班工作时间， 压缩办公成本。
同时， 要求办公室人员 牢固树立责任意识、 效率意识和成本意识， 工作有计划， 做到今日 事， 今日 毕， 并学习掌握现代化办公技术， 努力提高工作效率。
三是压缩弹性支出。对管理措施进行量化和细化， 大力压缩电话费、 水电费等弹性费用支出。
（ 四）
以创造精品为目 标， 实现优质高效服务 精细化管理就是强调注重细节， 通过把工作做细做实创造出精品。
一是创造参谋辅政精品。
在撰写文稿方面， 要站在领导的角度观察分析问题， 紧扣领导的思想脉搏， 超前思维和创造性思考， 把有见解的好观点、 好措施大胆融入文稿，使文稿起草的过程成为服务的过程， 达到以文辅政的目 的；在文件的跟踪、 急件的督办方面， 认真了 解时限和要求， 确保文件运转高效畅通。
二是创造会议接待精品。
在会议承办
方面， 从起草通知到会议结束， 既要有全盘通畅的统筹安排，又要有周密细致的环节把握， 把每一项工作做细做实， 确保会议在召开过程中不出现任何纰漏， 达到最佳效果。
三是创造办事服务精品。
在服务方面， 善于变被动为主动， 对一些常规性规律性、 阶段性等确定性工作， 主动着手， 提前准备；对临时交办的任务、 应急事情和突发事情等非确定性工作，要灵活应变， 忙而不乱， 把问题想在先， 把工作做在前， 以认真、 再认真的态度， 把每一件事情做细做实做到位， 交一份满意的答卷。
特别是在事项督办方面， 严格按照时限要求，认真细致地督办， 对已完成的， 要认真核查完成质量， 对未完成的， 要仔细查明滞后原因， 做到件件有着落， 事事有回音。
在事务服务方面， 办公室担负着机关后勤保障职能， 灯不亮、 水不流、 电话不通、 网络不畅等事务性工作， 看似很小， 如果没办好或办的不及时， 就可能影响机关工作的正常有序运转， 甚至引 起混乱， 必须认真考虑和处理好后勤管理方面每一个细小环节， 要超前发现问题， 及时处理和解决问题， 提供周到细致的服务， 提高办事效率， 发挥好后勤保障作用。
归纳起来， 要搞好精细化管理应抓好以下六个方面：
一是从计划抓起。“凡事预则立， 不预则废”。
抓好计划的“健全、 充实、 落实”， 是精细化管理的首要任务。
办公室人员每人都要有一本工作日 志， 记录总体计划、 每月 计划、 每周计划、 每日 计划， 并且每天自 查完成情况。
二是从规范和程序抓起。
每个岗位都有明确的职责和规范， 这样不但有据可
依， 事事有人做， 且能按轻重缓急忙而不乱， 便于把事情做到位、 做细、 做精。
三是从解决问题抓起。
问题出现在哪里，我们的注意力就集中在哪里， 解决问题的措施就跟到哪里，规章制度就制定在哪里。
四是从环节抓起。
环环相扣、 一环不少、 一环不差是精细化管理的关键。
做每件事都要从计划、准备、 实施、 到善后全方位搞好。
五是从细节抓起。
“细节决定成败”， 规范了 细节、 要求， 做每一件事才有评价的标准， 才能做好、 做精， 起到潜移默化的教育作用。
六是从具体要求抓起。
做每件事都要有要求， 任务越明确越具体， 责任越清楚， 越有利于操作和精细化管理。
这就要求安排工作的人分配任务要简明、 扼要。
总之， 精细化管理是精在事前， 细在过程， 意在结果的管理理念。
精心是态度， 精细是过程， 精品是成绩。
精细化也是一种意识、 一种观念、 一种认真的态度、 一种精益求精的文化。
推行精细化管理是一个长期的过程， 要有目 标、 有组织、 有步骤， 踏踏实实地向前推进， 把工作任务、 目 标、发展计划结合起来， 切实提高办公室工作管理水平。
2015 年 27 期 如何实现办公室行政管理精细化管理 樊爱花 广西柳州市十一冶二公司，广西 柳州 545007
摘要：主要对如何做好办公室行政管理精细化进行了简要的分析概述。
关键词：办公室；行政管理；精细化 中图分类号：C931.4
文献标识码：A
文章编号：1671-5810（2015）27-0267-01
1 办公室行政管理精细化的概念 精细化管理是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一种管理方式。精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路。
2 行政管理精细化的思路 2.1 细化和量化管理科目 从目前的情况上看，我国大部分企业在管理方面并没有做到延续性以及实效性，其主要目的是因为在管理方面，一直处于模糊化的管理状态，在以往的经验上，让管理者发挥个人能力，严重忽略了管理工作量化和细化的重要性，若想办公室的行政管理同体真正做到精细化，则必须要彻底改变这种模糊化的管理模式，经过管理工作的细化及量化，真正实现办公室行政管理的精细化。
2.2 将标准化理念和流程化理念加入其中 进入二十一世纪以来，很多企业实现了流水线作业的生产方式，这是所有生产中一项伟大的实践，同时，对于提升整体的工作效率有着重要意义。对于现在的办公室行政管理而言，同样可以使用这种流水线的管理模式。这种流程化管理理念，就是要对每一项工作或任务进行一个详细分解，再根据它的发展情况对任务的顺序进行衔接。标准化则是指在传统的流程化管理上，对日常的工作任务进行一个整理，并且建立一套科学、合理的管理工作标准。在办公室行政管理中，逐渐引入标准化以及流程化，是使办公室行政管理做到精细化的根本保障。
2.3 不断加深经济化意识与协同化意识 办公室行政管理的精细化并不是一两个人就可以单独完成的，他需要各部门、各环节和所有的成员相互协同、配合才可以得以实现。就拿文件的签收来讲，从接手文件再到办理环节，最后进行存档，每一个步骤都是相互协调、配合的。所以，在各个部门和成员之间，一定要树立一个协同化意识。在此基础上，各成员和各部门之间，都应该具备经济化意识，要知道怎样才可以用最少的成本，获取最大的回报。近些年，我国的企业也在不断的加强自身的成本意识，在办公室行政管理中也应如此，要学会用正确的管理模式做正确的事，在不断减少管理成本的基础上，提升整体的管理效率。
3 办公室行政管理精细化内容与要求
从实践来看，若想真正推动办公室工作的精细化、科学化管理，应当注意以下几个方面的内容：
3.1 定岗、定责，保证权责制衡 一是要定岗定责，权责对等。要按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全办公室工作的责任体系。所谓“定岗”，就是要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。所谓“定责”，就是要明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。所谓“定标准”，就是要按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求，将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范。在优化流程的前提下建立健全体系，从机制上保证权责一致，是推行办公室工作科学化、精细化管理的重点。
3.2 流程优化与运作有序保障 科学而简约的工作流程，对于推动办公室管理的科学化与精细化具有非常重要的作用。基于现代管理理论，对办公室工作流程进行优化与完善。根据其职能，进行信息调研，从而使办公室工作能够依流程而进行。对于该流程而言，其设计过程中应当保障目标明确，并实现各环节之间的无缝衔接与有机配合。
3.3 考核评议与绩效提高 实行考核评议，提高绩效。要合理确定考核标准。对那些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法。充分运用行政管理信息系统，自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率。坚持综合考核和分类考核相结合，通过综合考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价，通过分类考核对办公室重点工作进行单项评价。
3.4 制度完善，夯实基础 健全政务服务到事务管理，由外部协调至内部运转的办公室工作管理机制，尽可能地避免存在管理空白。同时还要注意健全重大事项的集体决策与专家咨询、听证以及决策评估民主决策机制，并以此来提高辅助决策的质量。对当前的机制进行清理，合理的就保留下来，并对其进行必要的补充，过时的就予以及时的废止，从而形成一个科学、完善、有效的管理体系。
4 实现办公室行政管理精细化的有效策略
4.1 加强企业文化建设
通常有经验的领导都很了解下属的风格与特点，对于他们最容易出现问题的地方也了如指掌。当前的管理上应当提倡“放大抓小”理念，即从细节上显示管理成效，对于提高效益更有利。“放大”是指管理层负责人，应该将所有下属员工职责范围内的事情全部放开。比如：业务部门在经营方针指导下，如何开展市场业务工作、洽谈，市场推广宣传等，要求高层与基层管理员工共同商议，放手让他们去做，自己做好督促检查工作。
4.2 推进制度化
办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。
4.3 全面提高员工的素质
积极学习新知识，熟悉新学科，坚持每天阅读各类报纸和文章，学习有关经济、政治、科技、法律等最新知识，努力做到融汇贯通，联系实际。在实际工作中，把政治理论知识、业务知识和其它新鲜知识结合起来，开阔视野，拓宽思路，丰富自己，努力适应新形势、新任务对本职工作的要求。
5 结束语 只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、落实不够等问题。不断提高办公室的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序。
参考文献 [1]郭艳红. 预算精细化管理之我见[J]. 行政事业资产与财务，2012（18）：74-75. [2]许清. 推行资产管理与预算管理相结合促进资产管理精细化[J]. 新疆财会，2010（2）：18-20. [3]秦等社. 国有企业安全管理思路与对策[J]. 科技视界，2014（21）：230-231.
为了落实郑校委【2008】1 号文件精神，打造有效管理模式（增收、节支、质量），规范办学行为，降低办学风险，提高办学效益，办公室要对郑校委【2008】1 号文件各条款逐项对照、核查、落实，用规则来规避各种办学风险，向精细化要质量。
一、 加强制度建设，提高执行力 1． 办公室对学校发展的快慢、运转节奏、管理的有效程度起着重要作用。
为了提高执行力，办公室各岗位要总结出工作的指标体系、监测考核体系和目标责任制，明确职能，理顺关系，优化结构，提高效能，形成权责一致、分工合理、决策科学、执行顺畅、监管有力的办公室行政管理体制。克服缺位、错位、越位现象的发生。坚持用制度管权、管事、管人。推行行政问责制度和部门绩效管理制度。加强廉政建设，坚持标本兼治、综合治理、惩防并举、注重预防的方针，扎实推进惩治和预防腐败的机制建设。
2． 强化规则意识，规避各种办学风险。要规避安全风险、法律风险、质量风险、招生风险、团队风险、秩序风险等，其控制情况有三种：一种是通过教育和管理使其不发生；其次是发生了，知道及时，查处及时，纠正及时，损失控制在极小范围内；第三是发生了也不知道，损失无法纠正，隐患更大。
每个人在学校赖以生存与发展的基础是规则，学校赖以生存发展的基础是规则，规则是什么，规则就是在铁的纪律约束下，在贯彻“生人”原则，“公平、公正、公开”原则，“行动第一、结果第一、理由第二”原则的前提下，从细节抓起，追求团队效应，追求更好更大成果的大家共同遵守的行为准则。否则，涣散的是我们的队伍，稀释的是我们赖以生存、赖以共事发展的基础，损害的是我们的执行力。
无论是谁以何种动机、何种理由，在何事何环节上，在多大程度上破坏了这个规则，谁就动了大家和他自己赖以生存与发展的根基，谁就是要以此为生存与发展根基的人们的天敌，大家要提高觉悟，提高认识，共同防患各种办学风险。
而出现这种现象大多是因投机取巧、主观主义、自由主义等思想所形成的侥幸心理所致。我们每个人要深刻反思，义有大义、小义之分，利有大利、小利之别，事有本末不同，工作上有没有哪个环节没有扣住。
所谓智者，就是要能见常人所未见，把各种风险化解在未显现之时。在哪里跌倒就要在哪里爬起来，吃一堑长一智，这都是勇者行为。然而等自己摔了跤再爬起来那是笨的成长方式，要学会从别人的失败中记取教训，从别人的成功中吸收经验，才能带领大家更快地成熟起来，更快地坚强起来，更快地顽强起来。
3． 要健全完善并执行好各项制度。
全员聘任制。要有强烈的危机感、责任感，要明白任何岗位都不是天生的固定的。
岗位责任制。在岗就要尽责，办公室人员必须做到：
1）
工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，要确保办公环境的安静有序。
2）
不得在办公室玩游戏，不得把个人事带到班上做。
3）
与员工间的工作交流应在规定的区域内进行（办公室、会议室、大厅、接待室等）或通过学校内线电话联系。
4）
工作人员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
5）
准时到岗，不擅自离岗、脱岗，上下班与交接，要学医院交接班的模式，记录、联络等相关事项的交接要清楚、衔接要到位，做到无缝隙衔接。
6）
联系畅通，要能在 24 小时内随时找到任何工作人员。学校有重大事务、特殊事务，办公室工作人员必须全员在岗。
7）
实行首问责任制。谁接听电话或接受任务谁即为责任人，全程负责汇报或催办。对领导布置工作，要及时汇报完成情况。对向校外报送的各种材料，要经校长过目与许可；对上级部门部署的工作（包括选派、抽用或通知安排本单位人员）要及时向校长汇报。
责任追究制。要有求必应，有应必查，有错必纠；要查未落实之事，究未落实之人，明确责任：
1）
凡发现在班脱岗、交接脱节、传达阻梗、动作迟缓、言语粗劣、行为散漫、服务生硬等现象，造成重大影响的，必须追究。
2）
凡相关校长对所布置事务认为某办公人员不到位时，必须追究。
3）
凡教职员工对某人不满意率高的时候，必须追究。
4）
若因工作不力，而造成工作失误的，除追究本人责任外，还要追究主任、分管主任的责任；严重失误的还要追究分管校长的责任。
保密制度。办公室是最机密的部门，是对外的核心窗口。要对学校所有工作都有所了解，才能做好上传下达工作。工作中注意：该讲的讲，不该讲的要不讲，还要会不讲（讲究策略）。
4． 强化各自工作的“防区意识”。
做到“四个基本”到位：防区内的基本工作项目、基本要求、存在的基本问题、基本保障措施。
做到“五个不让”：不让工作在我这里产生延误、不让差错在我这里发生、不让不稳定因素在我这里滋生、不让不良风气或违纪行为在我身上出现、不让学校形象因我受到损害。
做到“五个在一线”：了解信息在一线、处理问题在一线、突破难点在一线、总结经验在一线、推广成果在一线。
做到“六包”：包带好队伍、包接手并安排好工作、包督查、包兑现奖惩、包汇报总结、包建档。
落实“笃行”规范——情况熟悉、考虑周全、重点突出、方法具体、表达得体、转达到位、服务及时、短板优先、反馈准确、赏罚分明。
二、 改进工作方式，提高服务能力
（一）
强化服务意识 要强化目标管理。每个部门、每个人均要明确在各阶段的“四个基本”及工作目标。各岗位要按照“四个基本”的模式，开展排查和岗位练兵活动，人人争做“为自己加油，让别人喝彩”的先锋模范。
一是要增强服务的意识。无论是对教师、职工、家长、学生，还是对业务合作的伙伴，均要坚持文明服务。要规范服务程序，严格服务用语，切实把学校形象提升到主动服务、超前服务、尽心服务上来。
二是改进服务态度。服务社会、教师、职工、家长、学生、业务合作的伙伴要满腔热情，做到有问必答，有求必应，百问不厌，文明礼貌，态度可亲，形象可信。工作中杜绝门难进、脸难看、事难办现象。
三是提升服务水平。增强主动服务意识，重视服务对象的需求，做到积极主动释疑解惑，千方百计解决难题。用创新的方法解决工作中遇到的新情况、新问题，促进教书育人与服务社会工作不断上水平。
（二）
做好服务工作 1. 行政服务。
校务委员会办公室，要做好校务委员会日常服务工作。
校长办公室是协助校长处理日常行政事务的办事机构，要做到：
1）
忠实执行校长之意图，协调并推进学校意图的实施。了解、督促校长室各项决定或布置工作的执行；协调各部门的工作；及时做好上传下达的工作；当好校长的参谋和助手，做好校长交办的其它工作;收集、归总各部门的周工作表、量化考评表、值周记录，协助各分工校长组织安排全面性的会议和活动。
主动收集相关信息，做到信息收集完整、分类合理、保存安全、传递到位、使用快捷，责任明确。建立相应档案, 向校长提供迅速而真实的信息，依自己的见解为领导决策提供参考意见（详见信息管理）。
主动收集相关信息，做到信息收集完整、分类合理、保存安全、传递到位、使用快捷，责任明确。建立相应档案, 向校长提供迅速而真实的信息，依自己的见解为领导决策提供参考意见（详见信息管理）。
2）
处理好校长办公室日常事务。
① 做好文明委工作。加强各种管理常规执行情况的督查、评估、反馈、公示等工作。
② 例会制度，每周校长会前要开碰头会，遇到需要研究的问题随时召开。
③ 保管并使用好印章，负责文件的收发、使用、登记，做好对收发室、档案室和文印室的管理工作。
④ 文字工作，草拟、审核学校全面性文件，负责行政会议记录，负责对外的宣传报道工作。
⑤ 复印室要排好值班表，准时到班，机器维修、耗材呈报领取等要有超前意识，要定期整理微机内资料，为学校电子档案提供素材。学校有突发事务时，须随叫随到。
⑥ 大事记与档案管理。档案管理注意安全性，要经得住历史的检验，文件包要小，要包括教职员工的个人档案。资料归档要及时，管理人员收集档案要主动，应处处留心，做到：一要全面，二要实用，三要对历史负责，四要电子化。大事
要登记建档。
⑦ 做好来宾的迎来送往工作，来客的联络、安排、登记、接待等工作。
⑧ 值班工作。越是放假，越要加强管理。分假前、假中、假后三个时段安排，关于放假对各部门工作的协调。
⑨ 人事管理工作及各种会议的准备工作（见附二）。
2． 甘为职工、老师、学生、家长之牛。
为校长服务、为家长服务、为学生服务、为员工服务、为上级领导服务。廉洁奉公，遵纪守法，谦虚谨慎。增强服务意识，做到内聚人心，外树形象。
三、 提高个人素养，提升部门形象 办公室人员要勤奋好学，加强思想道德与业务修养，努力提高政策水平和工作能力。少说空话，多办实事，团结友爱，互相帮助，埋头苦干，自我奉献。
1． 努力提高道德素养。学校意识强、责任心强、保密意识强、服务意识强、态度热情，要能理解、解说、践行学校的“三风”，积极开展“五代人工程”，爱校如家，爱岗敬业，用心服务，积极宣传学校各阶段的中心工作与成果。
2． 努力提高业务素养。
1）
服务行为规范，注重个人文明行为习惯的修养，有礼、有节地做好接待工作。
2）
仪表，各员工应仪表整洁、大方、得体。
3）
微笑服务，无论是当面还是电话方式，在接待学校内外人员的咨询、要求等任何场合，应微笑应答，不能冒犯对方。
4）
用语得当，在任何场合用语规范，热情礼貌，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
5）
现场接待，遇有客人来访应礼貌接待，上班时间内办公室内应保证有人接待。
6）
电话接听应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的工作人员应主动接听，有关会议及上级指示等重要电话作好接听记录，按规定存档。严禁占用学校电话时间太长。
3．努力提高法律素养。办公室工作涉及面广，处理的问题很庞杂，很容易触及法律问题，要做到知法、普法、用法、守法。
二○○八年三月二十二日 附：
1.《学校印章和介绍信管理细则》 2.《各种会议与活动的准备工作》 3.《办公室人员文明规范》 4.《会议室、接待室使用规定》 5.《关于车辆管理的有关规定》 6.《校内大事记及档案管理工作细则》
附一：
学校印章和介绍信管理细则 为了维护校印的严肃性，保证印章的正常使用，对校印的使用作如下规定: 1. 专人保管使用。
2. 以学校名义上报或下发的文件凭送审稿用印。
3. 向社会及学生家长发放通知，须校领导审核同意在原稿上签发，方可用印。
4. 各部门因公事需盖校印的由分管校领导审核签字，方可用印。
5. 个人私事需用校印时，要有本部门领导同意， 经校分管领导审核、批准。
6. 开具一般性证明，需用校办公室印章的经部门负责人或办公室负责人同意即可用印。
7. 荣誉证书、职称、聘书、毕业证书等各种证书及上报的先进个人、先进集体材料用印，要附有校长批准的书面材料和上级文件，成绩报告单须附学生名单，由班主任负责用印。
8. 各行政部门常用的月、年报表及其他正常上报表用印，应由各部门负责人审定后办理。
9. 向外报送的各种新闻、报告、汇报、交流等文稿或信息须由校长审稿签批，方能用印。
10. 因公事开具介绍信，属本部门职责范围内的，须经本部门负责人同意，不属本部门职责范围内的，须经分管校长同意。
11. 原则上不开具盖有印章的空白凭证，如特殊需要， 须经校领导签字批准并进行登记，没有使用的应及时退回。
附二：
各种会议与活动的准备工作
根据会议的目标、规模、时间、地点、会场布置、安全保障、环境（包括座位、厕所、周边等）、水电、主席台、音响、出席人员的要求与准备、程序、主持、发言讲话、会议纪律（准时,笔记,专注,落实,检查等）、记录、贯彻要求、摄像、宣传报道、通知等，进行认真准备。与会者必须对会议内容做到有记录、有布置、有落实、有检查。
1． 谈会与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。
2． 大型会议，要根据其规格，做好邀请相关领导、席字牌、讲话材料、会场管理（显示屏管理、字幕材料、灯光、音响、标语、横幅、指示牌等）、安全与消防、车辆停放与管理、场地划分、进退场线路、指挥调度、会议纪要、媒体宣传、接送、茶水等项准备工作。
3． 小型会议，开会期间，办公室人员一定要做好场外保障工作，坚决杜绝闲杂人员靠近会议室。
4． 做好各种活动之前的准备工作与之后的收尾工作，对活动资料要及时归档。
5． 会议档案管理。会议与活动的文字、录音、录像、报道等材料的收集与归类建档。
附三：
办公室人员文明规范
文明用语：七要七不说—— （1）
待人接物要说热情礼貌话
不说生硬冷漠话 （2）
汇报工作要说实在具体话
不说虚假敷衍话 （3）
布置工作要说细致周密话
不说空大漏错话 （4）
处理问题要说冷静客观话
不说偏激无据话 （5）
与人交谈要说客气谦虚话
不说伤害泄密话 （6）
日常工作要说文明高雅话
不说庸俗低级话 （7）
日常生活要说尊重团结话
不说诋毁离心话 文明仪表举止：四要四不—— （1）
着装要整洁大方
不穿奇装异服 （2）
妆饰要得体简约
不戴项链耳坠 （3）
发型要正规得体
不蓄长发异发 （4）
举止要文明规范
不损学校形象 日常工作做到“七 确 保”——
（1）确保决策落实
贯彻执行到位 （2）确保信息通畅
及时上传下达 （3）确保按章招待
不破规矩标准 （4）确保建档规范
实行电子管理 （5）确保部门协调
工作联动高效 （6）确保学习提高
思想与时俱进 （7）确保环境整洁
净化美化怡情
附四：
会议室、接待室...
这是训兽员训练动物的诀窍所在。
人也一样， 如果员工完成某个目标而受到奖励， 他在今后就会更加努力地重复这种行为。
这称为行为强化。
对于一名长期迟到３０ 分钟以上的员工， 如果这次他只迟到了２０ 分钟， 管理者就应当对此进行赞赏， 以强化他的进步行为。管理者应当想办法增加奖励的透明度。
比如， 消除发薪水的秘密程度， 把员工每月 的工资、 奖金等张榜公布； 或者对受嘉奖的员工进行公示。
这种行为将在员工中产生激励作用。第四针对不同的员工进行不同的奖励。
人的需求包括生理需求、 安全需求、 社会需求、 尊重需求和自我实现需求等若干层次。
当一种需求得到满足之后， 员工就会转向其他需求。
由于每个员工的需求各不相同， 对某个人有效的奖励措施可能对其他人就没有效果。
管理者应当针对员工的差异对他们进行个别化的奖励。
比如， 有的员工可能更希望得到更高的工资， 而另一些人也许并不在乎工资， 而希望有自由的休假时间。
又比如， 对一些工资高的员工， 增加工资的吸引力可能不如授予他“Ａ 级别业务员” 的头衔的吸引力更大， 因为这样可以使他觉得自己享有地位和受到尊重。第五奖励机制一定要公平。
员工不是在真空中进行工作， 他们总是在不断进行比较。
如果你大学毕业后就有单位提供给你一份月 薪４ ０ ０ ０ 元的工作， 你可能会感到很满意， 并且努力为组织工作。
但是， 如果你一两个月 之后发现另一个和你同时毕业、 与你的年龄、 学历相当的同事的月 薪是４ ５０ ０ 元的时候， 你有何反应？你可能会感到失望， 同时不再像以前那样努力工作。
虽然对于一个大学毕业生来说， ４ ０ ０ ０ 元的薪水已经很高了， 但这不是问题所在。
问题的关键在于你觉得不公平。
因此， 管理者在设计薪酬体系的时候， 员工的经验、 能力、 努力程度等应当在薪水中获得公平的评价。
只有公平的奖励机制才能激发员工的工作热情。结语企业的激励是多种多样的， 并且会随着经济的发展滋生出新的问题。
企业要想充分调动员工的积极性和创造性， 就必须建立科学有效的激励机制。
而科学有效的激励机制的建立， 创新是极为重要的。
与时俱进， 开拓创新， 创出一条符合中国国情的企业激励之路。（ 作者单位：
广西水电工程局）围２０ １１． ６ （ 总第１３４ 期）万方数据用精细化管理近年来， 我国通过承办各种大型国际盛会， 向全世界展现了中国高效的会务组织和会务服务能力， 展示了不俗的国家形象。
同样， 一个企业的办公室也直接显现了企业的形象。
对于办公室工作， 也有着各种不同的论调。
有人说， 办公室工作难做， 领导难伺候， 伴君如伴虎。
部门难协调， 员工难组织。
事多而杂、 琐而细， 默默无闻， 几乎没有功绩， 不受批评就是最大的表扬。
甚至还有说， 办公室的事不是人做的， 做好办公室工作的不是人。
也有人说办公室好， 可以接触到很多人和事， 是锻炼人的好地方， 可以接近领导， 受重用了就可以平步青云， 是一条“终南捷径” ……这样的论调， 表明了中华文化有一种有容乃大、 和而不同的素养。
本文通过对办公室的精细化管理， 提出对于办公室工作的一些新思路， 希望起到抛砖引玉的作用。广西水利电业集团是广西重点大型国有企业， 拥有包括供电、发电、 酒店、 设备制造、 房地产等１０ ０ 家所属企业， 在辖区４ ０ 个县市内， ２０ １０ 年完成供电量１３６亿千瓦时， 完成销售收入６１． ７ ０ 亿元，拥有水电资源２１８ 万千瓦， 资产近２１０ 亿， 系统员工２９ ０ ０ ０ 多人。
广西水利电业集团的母公司广西水利电业集团有限公司的管理模式为总部部门直接对接所属企业的对ｔ：
ｌ部门。
本文将从集团公司办公室管理工作的一些特色做法来论述来办公室工作的几个重要方面， 为其他行业广大的办公室工作人员提供一些借鉴和启发。办公室作为一个管理的中枢部门， 承上启下， 对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。
如何优化办公环节， 如何提高会务水平， 提高整体服务能力， 如何进一步推动精细化管理， 这是一个重要的问题。
在管理学界被誉为“大师中的大师” 的彼得・德鲁克说， “管理是一种实践， 其本质并不在于知， 而在于行。
其验证不在于逻辑， 而在于成果， 管理唯一的权威就是成就” 。
从经验管理到科学管理， 到绩效管理， 再到精细化管理， 追求的结果仍然是效果最优。
效果的优劣也直接反映管理水平。
同样， 对于办公室工作也是如此。
彼得・德鲁克的著名观点：
企业的成长只能在企业家的思维空间之内， 一个企业的成长受其经营者所能达到思维空间所限制。
企业管理纵横创新亦公室工作●朱翼这是著名的“有限理性” 论点。
办公室作为领导的“身边人” ， 不仅要提升自身的业务水平和思想认识， 也承担着从自身的角度， 作出角色努力， 协助企业经营者拓宽思维空间的重任。广西水利电业集团公司办公室工作的精细化管理为：
办公室作业指导书、 Ｏ Ａ 办公自动化系统、 车辆管理系统、 会务软件管理系统。
下面进行分别阐述。一、 制定作业指导书， 推进规范化管理制度化、 规范化、 程序化和科学化建设是保证办公室日常工作快速高效运转的关键和前提。
集团公司创新工作思路， 结合办公室工作实际， 制定“三大” 作业指导书， 即会议纪要指导书、 公文审核指导书、 接待指导书。
会议纪要指导书明确召开集团公司招投标领导小组会议、 办公会议、 班子会议的有关要求、 会议纪要如何拟写等。
公文审核指导书从公文审核的基本原则、 审核要求、 注意事项、 常见病例等方面， 对办公室公文审核人员审核公文进行规范， 减少公文审核的差错， 提高办公工作和效率。
接待指导书从接待标准， 工作职责，接待作业前、 中、 后， 接待时的预控措施等方面， 规范了集团公司和各所属企业会务接待工作相关流程。
集团公司制定的三大作业指导书从办文、 办事、 办会等方面规范办公室工作， 做到了有章可循， 有规可依， 大大提高了办公室人员的公文写作与处理水平以及会务接待能力， 有效提升了办公室的工作效率。二、 实现Ｏ Ａ 办公自动化。
大大提高工作效率集团公司自２０ ０ ８ 年在本部首先使用Ｏ Ａ 系统以来， ２０ ０ ９ 年在全系统内全面启用Ｏ Ａ 系统， Ｏ Ａ 系统的使用， 实现了整个集团的无纸化办法， 并极大地提高了办公效率。
目前， 集团公司本部及所属企业的Ｏ Ａ 自动化系统都已实现请示、 汇报、 审批等一系列办公环节的网上传递。
而且通过系统的培训和制定规则， 让系统员工均能使用Ｏ Ａ 系统办公，并要求所属企业收文员每个工作日应刷新不少于三次的Ｏ Ａ 收文页面， 以保证文件的及时收悉和办理。
同时对全体Ｏ Ａ 系统用户作出规定， 文件处理的每一项流程。
在本Ｏ Ａ 账户上的中转时间工作日原则上不得超过２４ 时间， 特殊情况的不得超过４ ８ 小时。该集团公司要求所属企业的Ｏ Ａ 自动化系统要全面引入集团公司本部重大事项须经办公会、 招投标会、 班子会的做法， 全面实现重大事项集体决策的Ｇ Ｕ Ａ Ｎ Ｇ ⅪＤ ＩＡ Ｎ Ｙ Ｅ廑白它景硬性要求， 以保证决策的合法性、 民主性和科学性。
从会议议题的提交到会议精神的落实， 整个环节均要实现Ｏ Ａ 系统的网上流转。
其简易流程如下：会议议题的提交流程：各部门拟写好会议议题（ 含所属机构的请示、 汇报等）一部门领导审核一提交分管领导审核一总裁（ 总经理）签署意见一办公室汇总议题一将议题Ｏ Ａ知会到各与会人员一召开会议审议。会议流程：办公室以Ｏ Ａ 便签方式向各与会人员发送会议通知一各部门准备好议题一会议审议一形成纪要（ 办公室秘书拟写会议纪要一部门领导审核一发送各与会部门会签一各与会副总审核一总裁（ 总经理）签发一办公室印发纪要）一各有关部门按会议要求落实。通过会议和集体决策机制， 使得各项经营管理行为的民主性和科学性进一步得以体现。
当然， 好的机制必定配套好的监督检查机制。
目前， 集团公司已经形成了对Ｏ Ａ 系统管理的一整套较为完善的机制。
就是通过办公室会同技术部门不定期对各所属企业Ｏ Ａ 系统的开通和使用情况， 会议议题的提交流程， 会议纪要的审签流程等进行远程抽查， 有必要的将进行现场检查。
对于存在问题或整改不力的所属企业， 将进行系统内通报批评， 情节严重的， 将追究有关人员责任。
这样的做法无疑保证了“实现无纸化办公、 提高办公效率” 、 “提高决策的民主性、 科学性” 的目的。三、 完善车辆管理机制。
不断创新取得实效集团公司及其所属企业的各种管理、 生产车辆数以千计， 这个庞大的系统如果高效的运转， 发挥积极作用， 同时又要在实现安全行驶的基础上， 降低生产管理成本， 这是摆在广西水利电业人面前的一个重要问题。
就是精细化管２０１１． ６（ 总第１３４辫Ｊ）团万方数据
廑匆它谍企业管理纵横Ｇ Ｕ Ａ Ｎ Ｇ ⅪＤ ＩＡ Ｎ Ｙ Ｅ理必须应对的一个重要方面。
针对于此。
集团公司首先是完善修订各种管理办法。
有制度才能有执行力， 有执行力才能显现管理效果。
其具体做法如下：１． 制定车辆管理办法， 对本部及所属企业的车辆管理行为进行规范。一是用车申请。
集团公司为国有企业， 其资产包含车辆亦属国家资产。
对于国家资产的管理必须要有管理责任心， 就是信托责任。
信托责任的管理又表现为有完善的管理制度并能真正的落实制度要求。
集团公司首先是制定用车申请单， 一式三联， 一联出车人存， 一联出车部门存， 一联办公室存。
申请单上除明确申请人、 申请事由、 申请时间、申请车辆、 审批流程等基本情况外， 还增加一栏“用车起止点” 、 ” 里程数“。
出车人填写里程起止点， 车队负责填写里程数， 用车人交回车辆后， 核对里程数是否在合理范围， 并检查用油情况。
此举不仅能规范用车行为， 还能较为精准的计算司机的的安全行车里程数， 以便年终的统计并按相关规定发放安全行车奖。
在审批环节， 各部门的用车首先由部门领导审批。
再呈分管领导审批。这样的流程确保了用车的规范， 也在很大程度了保证了车辆管理的规范。２． 制定专项应急预案， 预防和有效处理系统内交通事故。对于电力企业来说， 各种管理车辆、 生产用车、 接送检修人员客车、 运送检修工器具及设备的大小货车， 以及相关工作所需的高空作业车、 带电作业车， 以及在检修过程中还会动用到吊装设备的吊车、 大货车等。
均有可能因为司机连续工作、 疲劳驾驶车辆或者精力不集中及其他不可预见因素或冰天冻地、 雷雨大风、 阴霾大雾等恶劣天气及路况不好、 操作不当， 或者可能因为驾驶员驾车赶赴抢修现场时， 情况紧急、车速过快， 易发生如碰撞、 侧翻等人员伤亡、 重要设备损坏的重特大交通事故。
集团公司对此坚持以人为本， 减少圉２０ １１． ６ （ 总第１３４ 期）万方数据损失的原则。
制定了专项应急预案。
统一领导， 分级负责。
协调有序地开展抢救、 事故处理和善后工作。
集团公司道路交通安全工作应急反应机构分为常设机构和应急机构两类。
常设机构为集团公司交通安全工作委员会暨集团公司重特大交通事故应急指挥部。
当发生重大交通安全事故时， 集团公司重特大交通事故应急救援工作在集团公司应急总指挥部的统一领导下， 应急机构为集团公司交通安全工作委员会转为应急指挥部。
下设各类工作小组， 分工明确， 职责明确。３． 制定车辆隐患排查卡。集团公司本部为每辆车辆配备了车辆档案卡。
档案卡中包含该车辆的购买时间， 上次检修时间， 上次换胎时间，上次换机油时间， 车辆累计行程、 上次更换部件等等， 把车辆全面而真实的信息提供给车辆驾驶员。
让用车人对车辆有一个基本的了解， 有助于用车人更好的使用车辆。
这是集团公司的一个特色做法， 也取得了很好的成效。
按照该集团公司的部署， ２０ １１年将在全系统内全面推行该管理办法。
对全系统的用车、车辆管理进行全面规范。
此举对于进一步推动精细化管理有着重要的作用。四、 开发会务软件， 提升会务能力和水平会务水平是办公室工作的重要面。从大的方面来讲， 中共中央、 国务院办公厅的办公室工作， 世界一流。
共同的工作性质面对着共同的工作问题， 执行起来却是千差万别。
集团公司各个所属企业情况不一样。
有些公司企情相对较好， 有些相对比较差。
面对着复杂的形势， 如何围绕大局， 内强素质、 外树形象。
这一方面要求办公室工作人员认清职责， 发挥作用， 提高办公室工作的顺畅性； 另一方面需要办公室人员增强意识， 内外兼修， 提高办公室内部工作的开拓性。集团公司的行业性质和发展需要，对集团公司本部的会务能力和水平提出了高标准和高要求。
集团公司办公室也以高标准和高水平的会务能力展现了不俗的企业形象。
如何把本部的成功经验推广到全系统？找到一个行之有效的契合点， 在９ ０ 多家所属企业中高效的启用和培训一大批办公室人员？经过与清华大学专业机构的研究， 集团公司决定开发会务软件。
该会务软件从会议类型、 会议的准备、 会议议程、 方案的制定、 人员分工等等关于会务前、 会务中和会务后的一切活动均包含在内， 并通过合理、 科学、 简易的操作流程， 让即使是工作经验欠缺或是会务经验较少的工作人员， 在使用该软件后， 均能对会务一般流程和一般会务有较清晰的了解， 并能按照软件的指导进行全过程操作。
２０ １１年年底前， 集团公司将在选定两家试点企业， 并在试点企业培训使用、 推广后向全系统全面铺开， 将会把整个集团办公室的会务水平提高到一个新的高度。“创新就是创造一种资源” 。
现在大多数办公室做的都是常规性的工作， 创新似乎是困难的。
但是工作的推进， 必须要有新举措。
面对新形势对办公室工作提出的新要求， 如果仍囿于传统的思维方式和工作方式， 不思...
现代国企研究347摘要：对于当前各类型企业而言，加强办公室行政管理精细化是大势所趋。认真开展办公室管理精细化工作，树立正确管理意识，明确企业管理目标，不仅可以提升企业公共管理水平，而且可以加强企业管理效率。办公室精细化管理对于行政管理人员有较高的综合要求，既需要具备丰富的专业知识，又需要有很强的行政管理能力。接下来就办公室行政管理精细化来研究思路和对策，以便于为相类似企业提供更多的参考和帮助，使企业管理更加高效。关键词：办公室行政管理；精细化思考；对策常树才办公室行政管理精细化的思路与具体策略办公室行政管理在企业日常运行中扮演着非常重要的角色，大多数管理型企业又将精细化管理确定为各项工作的努力方向，使之有效帮助企业开展相关的行政工作。在进行企业办公室精细化管理时，我们需要结合本企业实际情况制定措施，做到科学、精准、严谨，帮助企业提高员工的工作效率，降低经营成本，促使企业管理水平得到提升。一、办公室行政管理精细化工作存在的问题（一）工作的精细化程度有待进一步提升办公室作为企业综合管理的“神经中枢”，工作点多、线长、面广，职能多、要求高、压力大，日常性、基础性、事务性工作劳神费力，导致工作的体系化、制度化、精细化程度不足。在今后的工作中，一方面日常工作执行不能虚化、弱化、谈化、形式化，必须确保工作准确无误、务实高效；另一方面工作方式要由零散化、碎片化向体系化、标准化转变，树立标准意识和系统思维，大力推动工作方式变革、效率变革，使专业化、体系化、标准化、精细化成为部门工作特色。（二）协同办公系统有待进一步优化升级由于公司管理流程再造和信息化建设顶层设计尚未完成，原计划去年完成的OA系统升级工作推进缓慢，系统相关功能模块开发没有全面完成，档案信息化系统与交建通平台的数据对接仍未实现，现有办公系统还不能真正确保公司管理政令畅通高效。下一步，办公室将会协同信息化管理部等部门，在公司信息化建设的总体框架下，认真做好相关需求、模块、制度、流程、职责等的梳理，按照方案部署和要求扎实推进升级工作进程。（三）整体能力素质有待进一步夯实提高长期以来，办公室作为“安置岗”“养老岗”“二级岗”的现象不同程度存在，岗位设置千差万别、人员素质参差不齐、岗位成才率低，人才流失率较高等突出问题一直未得到妥善解决，严格制约办公室系统职能的发挥。下一步，办公室将更加关注人才队伍和能力素质建设，建立科学有效的工作考评体系和培训机制，强化培训力度，加强工作指导，广泛开展各类“争”“创”活动，积极推动解决基层办公室人员成长成才问题。二、对行政管理目标进行精细化和量化管理的思路（一）细化管理标准通常情况下，过去我们只能根据管理人员的经验和其主观感受进行发挥，这就是传统理念也称之为模糊化管理。这样的管理缺乏有效的制度和科学的目标，导致了管理过程中实际功效和落实情况缺乏保障。要想提高办公室的管理效率，我们需要用精细化的管理模式，对过去的模糊化管理进行改善，将管理工作按照流程管理分为若干步骤，将员工的工作进行细化、量化和指标化。精细化管理的实施可以快捷发现各个环节工作中存在的问题，并且能及时改正和提高工作效率。（二）推广标准化和流程化的管理标准化和流程化管理模式也是企业运用十分广泛的管理模式。大量事实表明，标准化和流程化管理的办公室模式可以有效提高办公室行政管理效率。其原则如下：一对工作任务进行标准分解，根据岗位职责科学划分工作界面；二根据工作实际情况再对工作进行二次精确细化，方便对平时工作内容进行更有效率的安排。我们用标准化和流程化管理指导员工高质量的完成工作，这是建立考核制度的需要。按照员工完成工作进度的情况进行评比可以促使办公室行政管理效率不断持续提升。（三）增强办公室员工协作精神俗语说：一人难挑千金担，众人能移万座山。很显然，要想实现办公室行政管理精细化单凭一个人的力量是无法达到的。员工之间和部门之间的沟通和协同工作，需要大家积极配合来完成工作。例如公文的流转，从管理需要到文件酝酿、起草到形成初稿、文件研究讨论、电子公文生成、公文存档管理就需要经过相关员工、涉及部门一起完成，如果其中一个部门不履职协作和配合就很难达到预期的管理效果。由此也可以看出培养员工和各部门之间的合作意识是非常重要的。（四）以制度标准化推进管理精细化精细化管理可以有效的提高企业的发展水平。接下来我们思考如何在企业中建立精细化管理理念，怎样才能让精细化管理融入到员工的思想，让员工自觉在行为上发生改变。为此，我们首先需要建立严谨的内部管理制度，用以规范员工的日常行为，进而保证精细化管理在办公室管理工作中正常实行；其次将制度升级，逐渐形成企业特有的文化，做到内化于心、外化于形。如在制度建设方面，会议制度应首先要确定会议召开目的，其次要明确会议时间、会议内容、参会人员、会议召开方式等，最后对会议场地、就餐、车辆服务等会议保障进行确认。在整个会议筹备组织过程中我们可以细化流程，不断总结，为以后开展类似的工作积累经验，做到有法可依、有章可循。（五）培养员工精细化工作习惯众所周知，好的管理制度形成于企业良好的工作氛围，良好的工作氛围来自于员工良好的工作习惯和工作作风。当前员工一些不良的工作习惯一定程度上是因为之前模糊化管理造成的，改变起来必然存在困难。我们必须要对员工进行精细化管理习惯的培养，可以尝试让他们养成记录工作内容并且做总结的习惯，方便以后精细化管理实施时更快的适应。工作中对每一项工作进行步骤分解，按制度办法做事；对每个月工作进行任务划分，按时召开部门每周例会，明确到每个人该做什么，月底对员工的工作完成进行考核总结，让每个人的任务更加明确，也可以清晰看到具体工作完成情况。三、办公室行政管理精细化的具体策略（一）坚定不移加强管理标准化建设以公司深化与IMB和杜帮公司咨询合作为契机，深入推进管理流程梳理，建立有效的信息化管控模式，形成快速反应机制，全面加快标准化建设，完成三级常建制单位和项目部办公室组织机构的标准化调研和设置工作，持续推进办公室系统管理制度体系建设，明晰办公室系统业务工作流程、操作标准，确保实现业文
化
WEN
HUA（下转第349页）。
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2019. 6（下）
现代国企研究349务流程标准化。（二）坚定不移加强管理信息化建设以公司数字化转型和信息化建设顶层设计为统领，协同统筹推进OA系统优化升级和档案信息系统数据对接工作；以交建云商平台全面推广应用为抓手，全力推进商旅服务和办公用品线上集采工作；以集团应急管理和信访管理信息平台试点应用为契机，全面提升信访应急工作的专业化、标准化、信息化水平。（三）全面加强管理精细化建设深入贯彻落实公司“三清一降一集采”提质增效专项活动的工作部署，认真组织做好分公司公务用车全面清理整治，制定分公司公务用车整治实施细则，严控增量、盘活存量、主动减量、规范管理，确保实现公务用车持有总量只减不增、运行费用只减不增和管理严格规范的控制目标；进一步夯实基础管理，办文要准，办事要稳，办会要细，情况要实，主意要慎。（四）坚定不移推动深改工作部署落地见效进一步强化综合协调，协调解决跨部门、跨组织的任务事项，确保各专项改革落地实施、贯彻到位；进一步强化工作督办，全面提升分公司党委决策部署的穿透力和执行力，协同推动各项改革任务得到全面落实；进一步强化服务保障，认真组织做好应急、信访、保密等维稳工作，为全面深化改革的顺利推进创造和谐稳定的内外部环境，提供全方位的便利条件。（五）坚定不移加强人才队伍建设落实好公司“12115”人才培养工程要求，贯彻落实公司办公室系统人才三年发展规划，明确系统人才工作重点和人才结构转型方向，推进人才工作责任全面分解落实；以增强综合素质、强化骨干教育、统筹岗位练兵为重点，推动学习型、技能型办公室系统人才队伍建设，全面提升系统人才的综合能力素质，全力打造满足分公司改革发展需求的复合型、专家型、高端型人才队伍。（六）坚定不移加强工作作风建设结合分公司作风整顿的工作部署，进一步改进工作作风，弘扬讲政治、敢担当、能创新、善合作的优良作风，坚决摒弃衙门式的旧作派，深刻改变机关习气，少下命令，多做指导，少搞管理摊派，多做服务支撑，帮助基层单位解决实际问题；研究制定为基层单位服务指南，细化工作流程，亮化服务措施，畅通联系渠道，明确办结时间，加强信息公开，在工作理念上由管理指派型向服务指导型转变，争创一流办公室。四、结论随着社会的变革，精细化的工作和管理已经深入人们的生活，人员的分工也越来越明确。在现在的企业管理中，只有把精细化管理理念融入到工作管理，办公室行政管理才会产生质的改变，并由最初的模糊化管理升级转换为精细化管理，才能更好的为企业实现管理价值。参考文献[ 1 ] 付 继 宗 . 办 公 室 行 政 精 细 化 管 理 工 作 思 路 [ J ] . 中 外 企 业家,2018(35):160.[2]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察,2017(32):77-78.[3]韦新.办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].大学教育,2016(06):185-186.（作者单位：中交二航局第六工程分公司）作者简介：常树才（1979～），男，本科，工程师，现从事行政管理工作。人才选拔机制需要对人才进行反复的考核，在培养人才的过程中还需要及时的纠正人员，避免在培养过程中人员走上弯路。不论是管理的高层人员还是工作人员的决策都可能存在问题，因此想要避免失误就需要反复进行考核，保证后备人才的培养拥有一个完整的机制体系，能在正确的道路上运行。（七）完善考核考核机制考核机制对员工来说是必不可少的，不仅需要考核员工更加需要检测管理人员是否合格，因此从考核任务中可以选拔出优秀的人才，也可以在这个制度中检验负责人员的水平，为他们进行职称评定，让管理人员和员工的关系更加亲密，提升员工危机意识的同时还能考核员工，赏罚有度。（八）明确单位战略目标石油企业提出绩效考核的修订，根据实际工作加强管理，才能采取一定的措施，让绩效考核与个人的指标相符合，两者密切联系才能保证考核指标的可信性，明确石油企业的战略目标，从根本上进行员工的考核，让工作和考核紧密相连。（九）设立绩效考核指标由于石油产业目前面临考验，因此石油企业的领导阶层需要对油田安全进行监督检查，员工需要对安全问题进行监管，员工在外需要及时的调整考核指标，灵活考核的内容，让考核更加贴合实际应用。（十）建立绩效考核部门绩效管理需要建立专门的部门进行检查，特别是对员工工作中出现的错误进行合理的检查，上下级相互认同才能促进稳定和发展，这样才有利于绩效管理和考核。因此石油企业尽力绩效考核部门，充分保证员工得到科学、合理的考核，调整指标，让整个石油行业发展稳步向前。五、结语在石油企业中，员工需要积极主动的探索自身的优点，找准自身定位的同时还需要进行专业知识的培训，系统的探究员工的成长途径。石油企业拥有比较特色的培训体系和完善的培训方案，目前比较符合石油企业的发展战略，特别是对于石油企业油田来说可以建立网络的“微培训”训练体系，推动培训方式进一步发展，建立一个有效的事业运行培训部门，要有专业的管理人才对人事进行管理和培训，还要从企业的内部统筹规划，将没有能力的人员结构进行变革，让石油企业的管理阶层可以驾轻就熟的提升工作的效率，让石油企业的油田和一些石油高校进行无缝衔接，让员工更加积极主动的投入到油田生产中去，提升石油企业发展的质量和效率。参考文献[1]罗远儒,侯静,唐金祥.“微培训”在石油企业培训中的意义和应用[J].北京石油管理干部学院学报,2019,26(01):75-79.[2]罗远儒.“微培训”在石油企业培训中的意义和应用[J].中国安全生产科学技术,2017,13(S1):23-27.[ 3 ] 肖 洋 . 石 油 企 业 员 工 培 训 中 的 问 题 与 对 策 探 究 [ J ] . 山 西 农经,2016(01):103.[4]苏成柏,刘洪,石慧中.微课在石油企业员工培训中的应用探讨[J].石油教育,2014(06):15-17.[ 5 ] 吴 新 娣 . 中 国 石 油 企 业 培 训 中 存 在 的 问 题 [ J ] . 黑 龙 江 科学,2014,5(08):191.（作者单位：陕西延长石油（集团）有限责任公司炼化公司）（上接第347页）文
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