行政审批档案信息化管理工作的要点分析

【摘要】随着科学技术快速发展，计算机、信息技术逐渐渗透社会各领域，为电子政务建设提供了极大的支持，其中行政审批作为政务工作的一项基础性工作，涉及方法、重点及内容等多个方面，特别是在新时期下，行政工作量日渐增加，传统手工工作模式已经无法满足档案管理需求，构建行政审批档案信息体系已经在全国范围内开展，但在信息化管理工作中存在一些不足，在一定程度上影响了管理水平的提升。本文从档案信息化概念入手，分析行政审批档案信息化的重要意义，并围绕着笔者工作中遇到的问题提出相应解决对策。

【关键词】行政审批档案；信息化管理工作；要点分析

近年来，信息化时代背景下，我国社会逐渐步入到信息化、现代化进程当中，行政审批作为连接政府与公众的主要载体，行政审批工作质量高低直接影响公众对政府的印象。新时期下，行政审批档案信息化管理工作面临着巨大的挑战。档案是重要的信息资源，也是促进经济社会发展的重要基础，加强行政审批档案信息化管理工作，不仅能够推进服务型政府建设及发展，还能够为我国社会主义和谐社会奠定坚实的基础。

一、档案信息化概述

档案信息化，作为信息时代发展的产物，是在国家档案行政管理部门统一领导下，在档案管理活动中积极引入现代技术，实现对档案信息资源的收集、管理等，从而实现档案管理现代化建设目标。简而言之，档案信息化就是由原来的实体管理转变为信息管理，深化对档案资源内涵及精髓的管理，突破形式化，继而提高信息资源利用率，为各领域发展提供更多支持。诚然，对于档案信息化管理是一项综合性、系统性工作，需要不断优化和改进现代技术，才能够达到事半功倍的管理目标。

二、行政审批档案信息化的重要意义

所谓行政审批，主要是指行政机关根据自然人等提出的申请，按照现有的规章制度发放证照等方式，允许其从事相关活动等行为。可见，行政审批是我国政府工作的基础性工作，自改革开放以来，我国经济社会蓬勃发展，中小企业、家族企业等组织与日俱增，无形中增加了行政审批工作量。而传统模式下，行政审批档案都采取人工方式、纸质文件进行保存，随着时间的推移，文件上的字迹会变得模糊，且纸质文件较易丢失，不利于行政审批工作的顺利进行。实现档案信息化建设，利用现代技术中的扫描、转化等信息技术，能够将纸质文件、图片等原始档案资源转变为电子资源，并按照信息构建相应的目录、全文等数据库。采取这种方式，能够将数字资源保存在电脑硬盘、光盘等介质上，为查询、利用等提供了极大的方便，不但如此，将原本的信息资源转化为数字形式，有效节省了档案存储空间，能够实现对信息资源的保护。

另外，实现行政审批档案信息化管理是电子政务建设的一部分，能够为公众提供更加优质的服务，缩短业务办理效率。同时，互联网技术的介入，能够形成信息网络化，将档案信息管理纳入到局域网当中，构建完善的文档一体化管理体系，节省人力、物力等资源，同时确保档案信息的完整度。

之所以重视档案管理，归根结底是信息具有利用价值，所以我们才给予了更多的关注。尤其是在信息时代背景下，充分利用信息资源，能够帮助我们更好地发现问题、改善自身，为构建服务型政府提供了科学依据，同时推进档案管理朝着一体化方向发展。现阶段，我国行政审批档案信息化建设及管理还有待进一步完善，但是它产生的积极效果已经十分明显。如提高档案利用空间，降低人们工作量，引导公众树立正确的社会档案意识。

三、行政审批档案信息化管理存在的问题分析

笔者在行政服务中心从事多年工作，深知档案信息对于行政工作的重要意义，虽然在党和国家的带领下，我国逐渐走向了信息化、现代化建设道路，但是就当前形势来看，受到观念、方法等诸多因素的影响，信息化管理工作仍然存在一些问题及不足，具体来说：

1、网络意识薄弱

互联网时代下，电子政务已经成为我国政务处理的基本模式，意味着我国正式步入到网络时代中，网络在各项工作中得到了广泛应用，特别是行政审批档案，已经离不开技术的支持。但是传统档案管理模式与新型方式存在本质上的差别，管理人员难以在短时间接受新模式，加之传统观念根深蒂固，针对档案信息化建设及管理的重要意义认识不够深入，网络意识十分薄弱，最后适得其反，导致管理质量及效率大打折扣。

2、缺少制度支持

任何事物的稳定都需要时间和过程，信息化建设及管理进程中常常会遇到诸多挑战，其中创新、安全及制度化方面表现最为突出。就前者来看，传统档案管理制度强调快速查询及安全性。但是技术的发展，管理系统也会进一步发展，存在系统兼容问题，需要协调系统间、软件间等方面的矛盾。另外与网络技术共同发展还有黑客、病毒等不利于档案安全的元素，一旦忽视对信息资源的保护，势必会威胁到资源的完整性和安全性。而就后者来说，通过对我国现有法律制度进行调查和研究后，并未发现有一部针对性档案信息化管理的制度，现存的《档案法》还需要完善，增加一些信息技术方面的内容，无法为实践工作提供制度依据，且影响档案管理规范化进程。

3、技术水平有待提升

在实践工作中，我们针对档案的保存主要采取电子文档的形式，具有易修改、易复制等特点，无形中增加了信息资源的管理风险。基于此，为了保护档案信息的真实和准确性，需要提出一些防范措施。但是目前针对彻底消除管理风险的措施并未被提出来，仅能够通过一些加密技术进行防范。另外，档案信息保存具有长期特点，针对载体寿命提出了更高要求。因此只有不断提高技术水平，才能够为档案信息化管理工作奠定坚实的基础。在实际工作中，笔者经常观察档案信息化管理工作的细节，总结了上述几点问题，并认为只有强化细节问题，才能够从根本上提高档案信息化管理水平。

四、提高行政审批档案信息化管理水平的策略

笔者结合自身实践工作经验，针对上文总结出来的问题提出以下几点建议：

1、增强网络意识

思想、观念作为人们行为的先导，只有人们思想层面的转变，发自内心认识到了信息化管理的重要作用，才能够发挥主观能动性去学习和了解管理技术。因此在实际工作中，笔者认为领导树立现代管理理念是首要前提，一般来说，领导的思想、行为都会对员工产生深远影响。领导具备网络意识后，会让有关部门加强在单位内部的宣传，促使员工们能够逐渐转变工作方式，支持并参与到档案信息化建设过程中来，确保该项工作按照既定的方向发展，达到预期目标。

不仅如此，档案信息化作为一种新兴事物，推广过程中势必会面临诸多困难，所以领导要深入研究传统与现代方式的不同点与共通处，逐渐突破传统管理观念，形成网络意识，为后续工作提供支持。同时，我们还需要加大对信息化管理经费的财务管理，充分考虑档案保存数量、存储载体形态变化等，为该项工作的持续开展提供强大的资金支持。新时期行政审批工作既复杂又简单，前者是工作量大、覆盖范围广，后者是在计算机、扫描仪等设备的支持，形成了一种良性循环格局。

2、重视创新与安全

面对挫折和困难，我们不能够逃避，更不能退缩，而是要迎难而上，最终突破困难，获得新生。同样适用于档案信息化管理工作，在日后工作中，我们应将挑战视为机遇，促进管理工作顺利开展。

第一，就创新来说，我们应尽最大努力协调各方面的矛盾，促使档案信息化管理工作能够在曲折中前进。因此在工作中，我们应针对行政审批面广、点多的特点，融合全新的管理概念，提高现代技术利用率，真正意义实现上行政信息化、现代化建设目标。一般来说，行政审批文件包含文档、图像及音频等多种类型，所以应加大对不同文件特点的研究，对它们进行分类保存，为日后查询和使用提供更多支持，促使档案信息能够以多元化形式呈现出来。同时，还应积极构建有关部门及制度，利用新型理念指导工作，保证行政审批档案完整度。

第二，安全性，作为基本要求，在数字化建设趋势下，网络安全危机问题逐渐成为困扰我们工作的一大问题。为了能够确保海量信息的安全性，我们务必要树立安全意识，适当增加资金、人力投入，加强对网络安全技术的研究，采取行之有效的措施，确保信息资源不被外界盗取和篡改。我们在防范外部环境对信息构成威胁时，也需要注重对单位内部的管理，如制定电子文件安全管理机制，实现对电子文件流转跟踪登录的管理，从根本上避免信息泄露。在具体工作中，要充分结合信息安全、管理制作的等诸多因素，实现对管理系统的操作和科学细分，协调软件与工作模式，增强二者结合度，及时升级和引进安全认证、病毒查杀及防火墙等技术，从根本上为档案信息构建一道安全的屏障。另外，我们还应依托省级专网及政务信息资源内网，构建系统化网络，实现档案资源共享。

3、重视标准化建设

无规矩不成方圆，面对大量的行政审批工作，如果缺少规范化，将造成工作混乱。因此针对不同部门及工作特点，应制定具体性工作标准，为档案信息化管理提供依据，以此来提升工作有效性。不但如此，还需要引导基层工作人员严格执行标准，避免各自为政等不良工作现象的产生，逐步推进档案信息化建设及管理工作。由于档案信息化管理工作是一项新兴事物，尚未达到全面普及程度，而随着它的发展，其背后存在的问题也逐渐暴露，如果不加以重视，将会产生不良后果。所以针对这一问题，相关部门要制定并完善管理法律，如岗位职责、数据流转及资源整合等，促使管理工作能够在法律庇护下顺利发展。此外，还应及时完善配套法律制度，真正做到档案信息化管理工作各个环节都能够实现有法可依。

4、提高技术水平

信息技术作为档案信息化管理的核心，缺少信息技术的支持，信息化管理无从谈起。随着行政审批工作的发展，对信息技术将会提出更高要求。因此提高技术水平势在必行。在未来工作中，笔者认为我们要重视对技术的研究，针对现有技术存在的薄弱点及基本配置等都需要着手探索，如为了避免电磁干扰，应配置更高端的硬件设备，同时改善软件系统，促使其能够更好地服务行政审批工作。最为关键的是，行政审批自身具有动态性特点，而档案信息资源也多种多样，对此需要维护人员重视对系统的更新，促使确保系统始终保持在最佳工作状态，能够在行政审批业务办理完成时，及时录入档案信息，逐渐完整的档案信息数据库，从而促进我国电子政务进程发展。

5、构建高素质队伍

虽然，我们已经基本上实现了行政审批档案信息化管理，但是管理意识、方式的改变远远不够，仍然需要档案人员的支持。在新形势下，单位领导要重视对高素质人才的培养，结合工作现状，科学、合理安排培训工作，提高管理人员综合素养，在工作中发挥能动性及创新力，提高对档案的信息化管理水平。另外，档案管理者还需要增强自身服务意识，整合已掌握的知识，为公众提供优质的服务，缩短业务办理时间。法治社会，档案管理人员应及时学习和补充《档案法》，协调各方面工作，提高整个团队的工作能力。档案管理人员是该项工作的协调者和组织者，他对信息化操作技术的掌握程度等均将影响档案管理工作，可见，构建高素质队伍十分必要，我们必须要落实到实处。

6、未来发展趋势

我国致力于打造服务型政府，而行政审批工作作为政府工作的一部分，同样会朝着更远的方向发展。越来越多的互联网、信息技术将逐渐参与到此过程中。如互联网技术作为核心的云计算。所谓云计算，主要是将分散在网络上的各类存储设备有机结合到一起，为用户提供更广阔的存储空间。通过云计算技术，行政审批档案工作能够将数据库中的电子信息存储到云端，减少档案数据库的维护成本，且上文提到的安全性问题也得到了有效的改善。诚然，我们已经做出了预想，但是理论到实践的距离还很长，任何事物发展都是在曲折中前进，遇到的各类问题也多种多样，如云端空间安全型、差异性等问题，但是无论如何，云计算势必会成为档案信息化管理工作的必然趋势。

在此趋势下，公众到行政服务中心办理业务时，能够实现一站地服务目标，将档案信息等内容整合，并在阅览大厅设置阅览终端，为使用者提供自助服务，为加强对档案信息的编研、综合加工等提供更多便利。

五、结论

根据上文所述，行政审批档案信息化管理工作是一项综合性、系统性工程，也是电子政务建设的具体要求。档案信息化建设及管理的发展充分证明了人类文明进步，也预示着行政审批工作面临着更大的挑战。目前，档案信息化管理工作存在很多问题，在很大程度上制约了该项工作的持续发展。因此笔者在阐述了档案信息化管理工作的重要意义后，深入分析和找到了具体问题，并结合实践工作从构建复合型管理团队、完善有关制度、技术创新等多个角度提出了提高行政服务中心管理有效性的措施，从而促使档案信息化管理工作在社会主义社会建设中的积极作用得到最大限度发挥。

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